Bu sayfa, yazılı bir kayıtla sonuçlanması gereken bir görüşmeyi, güvenle sözlü kalabilecek bir görüşmeden nasıl ayırt edeceğinizi açıklar. Bu, bir merchandiser için önemlidir, çünkü bir fabrika ve bir alıcı her hafta telefonla, görüntülü görüşmeyle ve mesajla konuşur, ve bu görüşmelerde söylenen her cümle aynı ağırlığı taşımaz.
Delta Garments'taki merchandiser Mona, Northline Apparel'deki alıcı Sara ile, tişört siparişi olan Sipariş A'nın süresi boyunca birkaç kez konuşur. Söylediklerinin bir kısmı yalnızca zaten üzerinde anlaşılmış olanı netleştirir. Bir kısmı ise, yazılı bir kayıt olmadan üzerine hareket edilirse, her iki tarafın da beklemeye hakkı olan şeyi değiştirir.
Bu beceri olmadan, bir merchandiser ya her şeyi yazar, bu da işi yavaşlatır ve meşgul bir alıcıyı rahatsız eder, ya da hiçbir şeyi yazmaz, bu da fabrikayı daha sonra bir anlaşmazlık çıktığında neyin kararlaştırıldığını kanıtlayamaz hâlde bırakır. Bu ders size ikisini ayırt etmenin kuralını verir.
İhtiyacınız olan: önceki bir ders yok; bu, Kurs 4'ün ilk dersidir.
Bu dersin sonunda şunları yapabileceksiniz:
Burada kapsanmayan: bir görüşmeden önce kendi müzakere pozisyonunu hazırlamak (ders 2), fabrikanın belirtildiği gibi karşılayamayacağı bir talebe yanıt vermek (ders 3), ve tıkanmış bir kararı üst makama bildirmek (ders 4).
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Satın alma siparişi | Alıcının miktarı, fiyatı ve teslimat tarihini teyit eden, alıcıyı sipariş ettiği malın bedelini ödemeye bağlayan bir belge. |
| Sipariş değişikliği | Bir satın alma siparişinin fiyatında, miktarında veya tarihinde, her iki tarafça kabul edilen ve siparişin kendisi üzerine kaydedilen yazılı bir değişiklik. |
| Yazılı teyit | Her iki tarafın da üzerinde anlaştığını kaydeden, tarihli bir mesaj, mektup veya değiştirilmiş satın alma siparişi, öyle ki hiçbir taraf daha sonra bunu inkâr edemez. |
| Sözlü anlaşma | Telefonla veya yüz yüze, yüksek sesle söylenmiş, ancak henüz taraflardan biri tarafından yazılmamış veya teyit edilmemiş bir şey. |
| Ticari şartlar | Bir siparişin neyin teslim edileceğini veya ödeneceğini etkileyen bölümleri: fiyat, miktar, teslimat tarihi ve spesifikasyon. |
Bir satın alma siparişinin ticari şartlarını, yani fiyatını, miktarını, teslimat tarihini veya spesifikasyonunu değiştiren herhangi bir görüşme, taraflardan biri bunu kararlaştırılmış olarak ele almadan önce yazılı olarak teyit edilmelidir. Satın alma siparişinin zaten belirttiği şeyi yalnızca netleştiren veya açıklayan bir görüşme sözlü kalabilir, çünkü siparişin şartlarında her iki tarafça farklı hatırlanma riski taşıyan hiçbir şey yoktur. Ölçüt, görüşmenin nasıl gerçekleştiği, telefonla, yüz yüze veya mesajla değil, söylenenin, yanlış çıkması durumunda, her iki tarafın da beklemeye hakkı olan şeyi değiştirip değiştirmeyeceğidir.
*Teyit edilmeden bırakılan küçük bir parça başı rakam bile tüm sipariş boyunca birikir. 15.000 parça üzerinde parça başına 0.03 USD'lik bir tasarruf, iki dakikalık yazılı bir teyide değecek bir tutar olan 450 USD'dir.*
Gerçek hayatta karşılaşacaklarınız| Ne değişebilir | Karşılaşacağınız şekiller | Neden önemli |
|---|---|---|
| Akreditifle ödenen bir ihracat siparişi | Northline Apparel, Sipariş A'nın fiyatında, miktarında veya tarihinde herhangi bir değişikliği yazılı bir sipariş değişikliğiyle teyit eder, çünkü akreditifin kendisi siparişle tam olarak eşleşmelidir. | Satın alma siparişiyle eşleşmeyen bir akreditif banka tarafından reddedilebilir, bu yüzden küçük teyit edilmemiş bir değişiklik bile tüm ödemeyi riske atar. |
| Açık hesapla yerel bir sipariş | Cedar & Co., genellikle bir yeniden sipariş miktarı değişikliğini Delta Garments'a tam bir değiştirilmiş satın alma siparişi yerine kısa bir yazılı mesajla teyit eder. | Yazılı kayıt yine de mevcuttur, ancak eşleştirilecek bir akreditif olmadığı için evrak işi daha hafiftir. |
| Siparişe göre üretim | Her ticari şart tek bir teyit edilmiş satın alma siparişine sabitlenir, bu yüzden ona yapılan her değişiklik kendi yazılı teyidine ihtiyaç duyar. | Yazılı bir kayıt olmadan, fabrikanın gerçekte hangi sipariş sürümünü üretmesi gerektiği belirsiz kalır. |
| Stoğa üretimde bir yeniden sipariş | Bir yeniden sipariş verilmeden önce, henüz değiştirilecek bir satın alma siparişi olmadığı için, alıcının kendi tahmini haftadan haftaya sözlü olarak değişebilir. | Bir sipariş var olmadan önceki tahmin konuşması hiçbir ticari taahhüt taşımaz, bu yüzden gerçek bir yeniden sipariş verilene kadar sözlü kalabilir. |
| Bir tahmin tabanı ile siparişe göre bir ek miktarı birleştiren hibrit bir sipariş | Tahmine dayalı kısım sözlü olarak tartışılabilir, ancak ek miktar sabitlenir sabitlenmez, bu rakam kendi yazılı teyidine ihtiyaç duyar. | Hibrit bir siparişin yalnızca teyit edilmiş kısmı yazılı bir ticari taahhüt taşır; geri kalanı hâlâ bir tahmindir. |
| Rutin bir ilerleme güncellemesi | Mona, Sara'ya telefonla kesimin zamanında başladığını, fiyatta, miktarda veya tarihte hiçbir değişiklik olmadan söyler. | Siparişin şartlarıyla ilgili hiçbir şey risk altında değildir, bu yüzden bu tür bir görüşme için yazılı teyide gerek yoktur. |
Rutin bir ilerleme görüşmesinde, Sara, Mona'ya Northline Apparel'in, FOB fiyatını düşürürse, dokuma bir etiket yerine baskılı bir etiketi, ve tekli poşetler yerine toplu paketlemeyi kabul edeceğini söyler. Sipariş A'nın tasarruf paketi parça başına 0.15 USD olarak sabitlenmiştir: 0.03 USD değerinde baskılı bir etiket, 0.04 USD değerinde toplu paketleme, 0.03 USD değerinde daha iyi bir pastal, ve 0.05 USD değerinde 30.000 parçalık yıllık bir taahhüt. Sara'nın sözlü yorumu dört öğeden yalnızca ikisinden bahseder, ve yıllık taahhütten hiç bahsetmez.
Mona sessizce tam 0.15 USD'lik tasarrufun geçerli olduğunu varsayıp buna göre fiyatlandırsaydı, ancak Northline Apparel sonunda yalnızca Sara'nın gerçekten bahsettiği 0.07 USD'yi yazılı olarak teyit etseydi, aradaki fark sevkiyattan önce telafi edilmeli veya bir kayıp olarak kabul edilmelidir.
*Hangi tasarruf öğelerinin geçerli olduğuna dair teyit edilmemiş bir varsayım, onu teyit etmek için gereken iki dakikalık mesajdan çok daha pahalıya mal olabilir. Tek bir siparişte 1.200 USD, yazılı bir teyidin tamamen önlediği bir maliyettir.*
Yaygın bir hata, bir tasarruf paketinin yalnızca bazı öğelerini adlandıran sözlü bir yorumu, sanki tüm paketi kapsıyormuş gibi ele almak, ve buna göre fiyatlandırma veya planlama yapmaktır. Bu, kısmi bir sözlü alışverişe hiç taşıması amaçlanmamış tam bir yazılı anlaşmanın ağırlığını taşıtır, ve fark ancak yazılı satın alma siparişi veya değişiklik yayınlandığında ortaya çıkar; o noktada üretim çoktan yanlış rakama bağlanmış olabilir.
Bu ders, hangi görüşmelerin yazılması, hangilerinin sözlü kalabileceğini bilmekle ilgilidir. Bir görüşme neyin, hangi fiyata veya ne zamana kadar teslim edileceğini değiştiriyorsa, onu yazın ve üzerine hareket etmeden önce diğer tarafın bu yazılı sürüm üzerinde anlaşmasını sağlayın. Bir görüşme yalnızca zaten üzerinde anlaşılmış bir şeyi açıklıyor veya kontrol ediyorsa, onu yazmaya gerek yoktur. Ölçüt basittir: söylenen şey her iki tarafça farklı hatırlanırsa, bu her iki tarafın da hak ettiği şeyi değiştirir mi. Evet ise, yazılı olarak teyit edin. Hayır ise, sözlü bir alışveriş yeterlidir.
Mona, Sipariş A'nın üretiminin 4. haftasında Northline Apparel'deki alıcı Sara'dan bir telefon görüşmesi alır.
Mona'nın görüşme sırasında yazdığı not:
Mona, yalnızca bu görüşmeye dayanarak üretim planlamasına tam 0.15 USD'lik tasarruf paketinin geçerli olduğunu söylemeli mi?
Hayır. Mona, üretime daha düşük bir fiyat teyit etmeden önce Sara'nın tam olarak hangi öğeleri kabul ettiğini yazılı olarak teyit etmelidir.
İlk gerçek. Sara'nın sözlü yorumu, tasarruf paketinin dört öğesinden yalnızca ikisini, parça başına 0.07 USD değerinde, adlandırdı, tam 0.15 USD'yi değil.
İkinci gerçek. Yazılı teyit olmadan tam rakam üzerine hareket etmek, Northline Apparel sonunda yalnızca daha küçük rakamı yazılı olarak teyit ederse, 15.000 parça üzerinde 1.200 USD'lik bir farkı riske atar.
Mona, aynı gün baskılı etiketi ve toplu paketlemeyi parça başına 0.07 USD olarak tam olarak adlandıran bir teyit mesajı göndermeli, ve üretime herhangi bir rakam bildirmeden önce Sara'nın yazılı yanıtını beklemelidir.
Sipariş A'da, Sara'nın kısmi sözlü yorumu üzerine, sanki tam 0.15 USD'lik tasarruf paketini kapsıyormuş gibi hareket etmek, siparişin 15.000 parçası üzerinde 1.200 USD'lik bir farkı, yani varsayılan ve teyit edilen parça başına 0.08 USD rakamları arasındaki farkı riske atar. Bu fark, Sipariş A'nın sabit parça başına 0.26 USD'lik kâr marjının kabaca üçte birine denk gelir; tüm sipariş üzerinden çarpıldığında, bu, hiç yazıya dökülmemiş bir görüşme yüzünden kaybedilen siparişin getirisinden gerçek bir paydır. Bu kayıp tamamen önlenebilir kalır, çünkü aynı gün kısa bir teyit mesajı yazmak ve yazılı bir yanıt beklemek, herhangi bir taraf gerçekte olduğundan büyük bir varsayım üzerine fiyatlandırma veya planlama yapmadan önce, Northline Apparel'in tasarruf paketinin hangi öğelerini gerçekten kabul ettiğini tam olarak belirlemiş olurdu.
Müzakere hazırlık çalışma sayfasını açın. Bir alıcı veya fabrikayla yapılan her görüşmeyi kaydetmek, bir ticari şartı değiştirip değiştirmediğini not etmek, ve yazılı bir teyidin gönderilip yanıtlanıp yanıtlanmadığını işaretlemek için "Teyit veya sözlü" sayfasını kullanın. Örnek gösterim, Sara'nın tasarruf paketi yorumunu, Northline Apparel'in yazılı yanıtı gelene kadar teyit edilmemiş olarak kaydeder. İndirme bağlantısı: `templates/T11-C04-negotiation-preparation-worksheet.xlsx`.
1. Bu görüşmelerden hangisi, taraflardan biri üzerine hareket etmeden önce yazılı olarak teyit edilmelidir?
2. 3.000 parçalık kot pantolon siparişi olan Sipariş B'de, bir alıcı bir görüşmede 3.200 parçanın hâlâ kararlaştırılan teslimat tarihine uyacağını söylüyor. Bu görüşme tek başına, fabrikanın 3.200 parça için kumaş kesmesine izin verir mi?
| TR | AR | EN | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Satın alma siparişi | أمر الشراء (طلبية الشراء) | Purchase order | Bon de commande | Alıcının miktarı, fiyatı ve teslimat tarihini teyit eden, alıcıyı sipariş ettiği malın bedelini ödemeye bağlayan bir belge. |
| Sipariş değişikliği | تعديل الطلبية | Amendment | Avenant | Bir satın alma siparişinin fiyatında, miktarında veya tarihinde, her iki tarafça kabul edilen ve siparişin kendisi üzerine kaydedilen yazılı bir değişiklik. |
| Yazılı teyit | تأكيد كتابي | Written confirmation | Confirmation écrite | Her iki tarafın da üzerinde anlaştığını kaydeden, tarihli bir mesaj, mektup veya değiştirilmiş satın alma siparişi, öyle ki hiçbir taraf daha sonra bunu inkâr edemez. |
| Sözlü anlaşma | اتفاق شفهي | Verbal agreement | Accord verbal | Telefonla veya yüz yüze, yüksek sesle söylenmiş, ancak henüz taraflardan biri tarafından yazılmamış veya teyit edilmemiş bir şey. |
| Ticari şartlar | الشروط التجارية | Commercial terms | Conditions commerciales | Bir siparişin neyin teslim edileceğini veya ödeneceğini etkileyen bölümleri: fiyat, miktar, teslimat tarihi ve spesifikasyon. |
Artık hangi görüşmelerin yazılı olarak teyit edilmesi gerektiğini biliyorsunuz. Sonraki ders, fiyatı, miktarı veya teslimatı değiştiren görüşmeler için bir görüşmeden önce kendi pozisyonunuzu nasıl hazırlayacağınızı öğretir. Kurs haritasına dön