Cette page explique comment distinguer une conversation qui doit se terminer par un écrit d'une conversation qui peut rester, sans risque, purement orale. Cela compte pour un merchandiser, car une usine et un acheteur se parlent par téléphone, appel vidéo et message chaque semaine, et chaque phrase prononcée lors de ces appels n'a pas le même poids.
Mona, la merchandiser chez Delta Garments, parle avec Sara, l'acheteuse chez Northline Apparel, plusieurs fois pendant la vie de la Commande A, la commande de T-shirts. Une partie de ce qu'elles se disent ne fait que clarifier ce qui est déjà convenu. Une autre partie, si l'on agit dessus sans trace écrite, change ce que chaque partie est en droit d'attendre.
Sans cette compétence, une merchandiser écrit soit tout, ce qui ralentit le travail et agace un acheteur occupé, soit rien du tout, ce qui laisse l'usine incapable de prouver ce qui a été convenu quand un litige survient plus tard. Cette leçon vous donne la règle pour distinguer les deux cas.
Vous avez besoin de : aucune leçon préalable ; c'est la première leçon du Cours 4.
À la fin de cette leçon, vous pourrez :
Non couvert ici : préparer sa propre position de négociation avant un appel (leçon 2), répondre à une demande que l'usine ne peut satisfaire telle qu'énoncée (leçon 3), et faire remonter une décision bloquée (leçon 4).
| Terme | Signification |
|---|---|
| Bon de commande | Un document de l'acheteur confirmant quantité, prix et date de livraison, qui engage l'acheteur à payer la marchandise qu'il commande. |
| Avenant | Un changement écrit du prix, de la quantité ou de la date d'un bon de commande, convenu par les deux parties et consigné sur la commande elle-même. |
| Confirmation écrite | Un message, une lettre ou un bon de commande modifié, daté, qui consigne ce que les deux parties ont convenu, afin qu'aucune des deux ne puisse le nier plus tard. |
| Accord verbal | Une chose dite à voix haute, par téléphone ou en personne, qui n'a pas encore été écrite ni confirmée par l'une ou l'autre partie. |
| Conditions commerciales | Les éléments d'une commande qui affectent ce qui est livré ou payé : le prix, la quantité, la date de livraison et la spécification. |
Toute discussion qui change les conditions commerciales d'un bon de commande, son prix, sa quantité, sa date de livraison ou sa spécification, doit être confirmée par écrit avant que l'une ou l'autre partie ne la traite comme convenue. Une conversation qui ne fait que clarifier ou expliquer ce que le bon de commande énonce déjà peut rester orale, puisque rien dans les conditions de la commande ne risque d'être retenu différemment par chaque partie. Le critère n'est pas la manière dont la conversation a eu lieu, par téléphone, en personne ou par message, mais si ce qui a été dit, s'il était faux, changerait ce que chaque partie est en droit d'attendre.
*Un petit chiffre à la pièce, laissé non confirmé, s'additionne quand même sur toute une commande. Une économie de 0,03 USD la pièce sur 15 000 pièces représente 450 USD, un montant qui justifie une confirmation écrite de deux minutes.*
Ce que vous rencontrez dans la réalité du métier| Ce qui peut différer | Les formes que vous rencontrez | Pourquoi cela compte |
|---|---|---|
| Une commande export payée par lettre de crédit | Northline Apparel confirme tout changement de prix, de quantité ou de date de la Commande A par un avenant écrit au bon de commande, car la lettre de crédit elle-même doit correspondre exactement à la commande. | Une lettre de crédit qui ne correspond pas au bon de commande peut être refusée par la banque, donc même un petit changement non confirmé met en péril tout le paiement. |
| Une commande domestique en compte ouvert | Cedar & Co. confirme souvent un changement de quantité de réassort à Delta Garments par un court message écrit plutôt que par un avenant complet au bon de commande. | La trace écrite existe toujours, mais la paperasse est plus légère puisqu'aucune lettre de crédit ne doit être mise en correspondance. |
| Une production en fabrication sur commande | Chaque condition commerciale est fixée sur un bon de commande confirmé, donc tout changement a besoin de sa propre confirmation écrite. | Sans trace écrite, on ne sait plus clairement quelle version de la commande l'usine est réellement censée produire. |
| Un réassort en fabrication sur stock | Les propres prévisions de l'acheteur peuvent changer verbalement semaine après semaine avant qu'un réassort ne soit passé, puisqu'aucun bon de commande n'existe encore à modifier. | Une discussion de prévision avant l'existence d'une commande ne comporte aucun engagement commercial, donc elle peut rester orale jusqu'à ce qu'un réassort soit réellement passé. |
| Une commande hybride combinant une base prévisionnelle et un complément sur commande | La partie prévisionnelle peut être discutée verbalement, mais dès que la quantité du complément est fixée, ce chiffre a besoin de sa propre confirmation écrite. | Seule la partie confirmée d'une commande hybride porte un engagement commercial écrit ; le reste demeure une prévision. |
| Une mise à jour de routine sur l'avancement | Mona dit à Sara par téléphone que la coupe a commencé dans les délais, sans aucun changement de prix, de quantité ou de date. | Rien des conditions de la commande n'est en jeu, donc aucune confirmation écrite n'est nécessaire pour ce type d'appel. |
Lors d'un appel de suivi de routine, Sara dit à Mona que Northline Apparel accepterait une étiquette imprimée au lieu d'une étiquette tissée, et un emballage en vrac au lieu de sachets individuels, si cela fait baisser le prix FOB. Le pack d'économies de la Commande A est fixé à 0,15 USD la pièce, composé d'une étiquette imprimée valant 0,03 USD, d'un emballage en vrac valant 0,04 USD, d'un meilleur placement de coupe valant 0,03 USD, et d'un engagement annuel de 30 000 pièces valant 0,05 USD. Le commentaire oral de Sara ne mentionne que deux des quatre éléments, et ne mentionne pas du tout l'engagement annuel.
Si Mona supposait tranquillement que l'économie complète de 0,15 USD s'appliquait et fixait son prix en conséquence, mais que Northline Apparel ne confirme finalement par écrit que les 0,07 USD réellement mentionnés par Sara, l'écart doit être récupéré avant l'expédition ou absorbé comme une perte.
*Une hypothèse non confirmée sur les éléments d'économie applicables peut coûter bien plus cher que le message de deux minutes qu'il aurait fallu pour la confirmer. 1 200 USD sur une seule commande est un coût qu'une confirmation écrite évite entièrement.*
Une erreur courante consiste à traiter un commentaire oral qui ne nomme que certains éléments d'un pack d'économies comme s'il couvrait le pack entier, et à fixer le prix ou planifier en conséquence. Cela fait porter à un échange oral partiel le poids d'un accord écrit complet qu'il n'était jamais censé porter, et l'écart n'apparaît qu'au moment où le bon de commande écrit ou l'avenant est émis, alors que la production peut déjà être engagée sur le mauvais chiffre.
Cette leçon porte sur la manière de savoir quelles conversations doivent être écrites et lesquelles peuvent rester orales. Si une conversation change ce qui sera livré, à quel prix, ou pour quand, écrivez-la et obtenez l'accord de l'autre partie sur cette version écrite avant d'agir dessus. Si une conversation ne fait qu'expliquer ou vérifier quelque chose déjà convenu, il n'y a pas besoin de l'écrire. Le test est simple : si ce qui a été dit était retenu différemment par chaque partie, cela changerait-il ce que chacune est en droit de recevoir. Si oui, confirmez par écrit. Si non, un échange oral suffit.
Mona reçoit un appel téléphonique de Sara, l'acheteuse chez Northline Apparel, pendant la semaine 4 de la production de la Commande A.
La note que Mona a rédigée pendant l'appel :
Mona doit-elle dire à la planification de production que le pack d'économies complet de 0,15 USD s'applique, sur la seule base de cet appel ?
Non. Mona doit confirmer par écrit exactement quels éléments Sara a acceptés avant de communiquer un prix plus bas à la production.
Premier fait. Le commentaire oral de Sara ne nommait que deux des quatre éléments du pack d'économies, valant 0,07 USD la pièce, et non les 0,15 USD complets.
Deuxième fait. Agir sur le chiffre complet sans confirmation écrite risque un écart de 1 200 USD sur les 15 000 pièces si Northline Apparel ne confirme finalement par écrit que le chiffre plus petit.
Mona doit envoyer un message de confirmation le jour même nommant exactement l'étiquette imprimée et l'emballage en vrac, à 0,07 USD la pièce, et attendre la réponse écrite de Sara avant de communiquer un chiffre à la production.
Sur la Commande A, agir sur le commentaire oral partiel de Sara comme s'il couvrait le pack d'économies complet de 0,15 USD risque un écart de 1 200 USD sur les 15 000 pièces de la commande, la différence entre les chiffres supposé et confirmé de 0,08 USD la pièce. Cet écart représente près d'un tiers de la marge bénéficiaire fixe de la Commande A de 0,26 USD la pièce, multiplié sur toute la commande, une part réelle du retour de la commande perdue à cause d'une conversation jamais mise par écrit.
Ouvrez la Feuille de préparation à la négociation. Utilisez la fiche « Confirmation ou oral » pour consigner chaque discussion, noter si elle change une condition commerciale, et indiquer si une confirmation écrite a été envoyée et suivie d'une réponse. L'exemple consigne le commentaire de Sara comme non confirmé jusqu'à la réponse écrite de Northline Apparel. Lien : `templates/T11-C04-negotiation-preparation-worksheet.xlsx`.
1. Laquelle de ces trois conversations doit être confirmée par écrit avant que l'une ou l'autre partie n'agisse dessus ?
2. Sur la Commande B, la commande de jeans de 3 000 pièces, un acheteur dit lors d'un appel que 3 200 pièces conviendraient toujours à la date de livraison convenue. Cet appel, à lui seul, permet-il à l'usine de couper le tissu pour 3 200 pièces ?
| FR | AR | EN | TR | Signification |
|---|---|---|---|---|
| Bon de commande | أمر الشراء (طلبية الشراء) | Purchase order | Satın alma siparişi | Un document de l'acheteur confirmant quantité, prix et date de livraison, qui engage l'acheteur à payer la marchandise qu'il commande. |
| Avenant | تعديل الطلبية | Amendment | Sipariş değişikliği | Un changement écrit du prix, de la quantité ou de la date d'un bon de commande, convenu par les deux parties et consigné sur la commande elle-même. |
| Confirmation écrite | تأكيد كتابي | Written confirmation | Yazılı teyit | Un message, une lettre ou un bon de commande modifié, daté, qui consigne ce que les deux parties ont convenu, afin qu'aucune des deux ne puisse le nier plus tard. |
| Accord verbal | اتفاق شفهي | Verbal agreement | Sözlü anlaşma | Une chose dite à voix haute, par téléphone ou en personne, qui n'a pas encore été écrite ni confirmée par l'une ou l'autre partie. |
| Conditions commerciales | الشروط التجارية | Commercial terms | Ticari şartlar | Les éléments d'une commande qui affectent ce qui est livré ou payé : le prix, la quantité, la date de livraison et la spécification. |
Vous savez maintenant quelles conversations doivent être confirmées par écrit. La prochaine leçon enseigne comment préparer votre propre position avant un appel, pour les conversations qui changent le prix, la quantité ou la livraison. Retour à la carte du cours