Bir perakendecinin stok sistemi her mağazadaki her model için bir rakam gösterir. Bu rakama kayıtlı stok denir. Bu bir tahmin değildir. Sistemin o konum için kaydettiği her teslim alma, her satış ve her transferden oluşturulur. Ancak kayıtlı stok, onu besleyen olaylar kadar doğrudur ve gerçek bir mağazada bu olayların çoğu geç kaydedilir, yanlış kaydedilir veya hiç kaydedilmez. Bir koli gelir ve kimse taramadan doğrudan rafa konur. Kasa bir saat çevrimdışı kalır ve bir görevli satışı kağıda yazar. Bu küçük boşlukların her biri kayıtlı stoğu gerçekten biraz daha uzaklaştırır.
Bu ders size kayıtlı stoğu bir gerçek değil bir iddia, fiziksel sayımı ise bu iddianın kontrolü olarak ele alma alışkanlığını kazandırır. Kayıtlı stoğun gerçekte ne olduğunu, iyi yönetilen bir mağazada bile gerçeklikten neden saptığını ve iki sayım arasındaki farkı birini suçlanacak basit bir hata yerine yararlı bir bilgi olarak nasıl okuyacağınızı öğreneceksiniz.
İhtiyacınız olan: bir siparişin, bir mağazanın ve bir stok sisteminin bir satışı nasıl kaydettiğinin temel bir anlayışı. Bu kursta önceki bir derse gerek yoktur.
Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:
Burada kapsanmayan: döngüsel sayımın nasıl yapılacağı (Ders 3.2), bir farkı hırsızlık, hasar veya idari hata olarak sınıflandırmak (Ders 3.3), veya hatanın bir siparişin marjından götürdüğünü maliyetlendirmek (Ders 3.4). Bu ders yalnızca iki sayımın neden farklı olduğunu öğretir.
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Kayıtlı stok | Bir stok sisteminin bir konum için gösterdiği, kaydettiği her teslim alma, satış ve transferden oluşturulan miktar. |
| Fiziksel sayım | Kayıtlı stoğu kontrol etmek için rafta veya depoda gerçekte duran adetleri elle saymak. |
| Sürekli envanter sistemi | Yalnızca yıllık bir sayımda değil, kaydedilen her teslim alma, satış ve transferden sonra kayıtlı stoğunu otomatik olarak güncelleyen bir stok sistemi. |
| Satış noktası (POS) | Müşteri ödeme yaptığı anda satışı kaydeden ve kayıtlı stoğu azaltan kasa sistemi. |
| Envanter doğruluk oranı | Fiziksel sayımın kayıtlı stoğa bölünmesiyle elde edilen, sistemin gerçekliğe ne kadar yakın olduğunu ölçen yüzde. |
| Stok farkı | Kayıtlı stoğun iddia ettiği ile fiziksel sayımın gerçekte bulduğu arasındaki fark. |
Fairway Stores sürekli bir envanter sistemi çalıştırır. Northline Apparel'den her teslim alma, satış noktasındaki her satış ve mağazalar arası her transfer, girildiği anda kayıtlı stoğu değiştirir. Bu tasarım gerçek bir güçtür: personel, saymak için durmadan istediği zaman kayıtlı stok rakamını kontrol edebilir. Zayıflık "kaydedilen" kelimesinde yatar. Sistem yalnızca kendisine bildirilen olayları, bildirilme şekliyle bilir. Taranmadan rafa konan bir koli, yanlış bedenle kaydedilen bir satış veya bir gün geç girilen bir transfer, kayıtlı stoğun artık doğru olmayan bir şeye inanmasına neden olur.
| Ne değişebilir | Karşılaşacağınız şekiller | Sizin için neden önemli |
|---|---|---|
| İş modeli | Cedar & Co. gibi stoğa üretim yapan bir zincir, birçok mağazada uzun bir satış sezonu boyunca stok tutar, bu da birçok küçük olaya kayıtlı stoğu saptırma zamanı verir. Siparişe üretim yapan bir ihracat sevkiyatı ise, ulaştıktan sonra satılana kadar daha az olayla karşılaşır, bu yüzden kayıtlı stoğu genellikle daha uzun süre gerçekliğe daha yakın kalır. | Stok ne kadar uzun süre beklerse ve konumlar arasında ne kadar çok hareket ederse, kayıtlı stoğun gerçek sayımdan sapma şansı o kadar artar. |
| Pazar | Northline Apparel'in kendi mağazaları gibi bir ihracat markasının kendi mağazaları ile Fairway Stores veya Cedar & Co. gibi yerel bir zincir, ikisi de sürekli sistem çalıştırır, ancak daha fazla ve daha küçük mağazaya sahip yerel bir zincir, satılan birim başına genellikle daha fazla teslim alma ve transfer olayı yaşar. | Daha fazla konum ve daha fazla transfer, kaydedilmeyen veya yanlış kaydedilen bir olayın gerçekleşeceği daha fazla yer demektir. |
| Stoğun teslim alınma şekli | Teslim almada her birimin tek tek taranması, sisteme doğru bir başlangıç kayıtlı stoğu verir. Zaman baskısı altında yaygın olan, taranmadan önce rafa konan stok, kayıtlı stoğu ilk günden yanlış başlatır. | Teslim almada yapılan bir hata, yakalanana kadar o partinin sonraki her sayımını etkiler. |
| Stoğun satılma şekli | Satış noktasında taranan tek bir ürün kayıtlı stoğu düzgünce azaltır. Çoklu paket, promosyon paketi veya çevrimdışı çalışan bir kasa yanlış miktarı veya yanlış modeli kaydedebilir. | Satış noktası, kayıtlı stoğun azaltıldığı ana yerdir, bu yüzden oradaki bir hata doğrudan bir fark yaratır. |
| Ürün ailesi | Sipariş A'nın tişörtü gibi hızlı satan temel bir model, kasada sık beden ve renk karışıklıklarıyla yüksek hacimde satılır. Daha yavaş, daha yüksek değerli bir model veya bir yatak takımı gibi birden fazla parçalı bir set, daha az işlem ama hata başına daha yüksek maliyete sahiptir. | Hem yüksek hacimli temel model hem de daha yavaş satan daha yüksek değerli model kayıtlı stok kontrolüne ihtiyaç duyar, ancak farkın önemli olma nedeni değişir. |
Fairway Stores, Sipariş A'nın tişörtünü Northline Apparel'den toptan satın alır ve kendi mağazalarında satar. 4 No'lu Mağaza'da, stok sisteminin M beden tişört için kayıtlı stoğu 1.200 adet gösterir. Aynı rafta ve depoda aynı beden için yapılan rutin bir fiziksel sayım 1.140 adet bulur.
Sayımdan önce sistemde hiçbir sorun işaretlenmedi. Kayıtlı stok, kendisine bildirilen her teslim almayı ve satışı basitçe devretti ve bu kayıtların hiçbiri bir hata göstermedi. Fark, ancak biri gerçek rafı sayıp sistemin gösterdiği rakamla karşılaştırdığında görünür hale geldi.
Hesaplanan rakam%95'lik bir doğruluk oranı, kayıtlı stoğun gerçek rafı 60 adet, yani sistemin iddia ettiğinin %5'i kadar fazla gösterdiği anlamına gelir. Bu tek başına rakam, 60 adedin neden eksik olduğunu söylemez. Yalnızca, fark açıklanana kadar bu mağazadaki bu model için kayıtlı stoğa artık yüz değerinde güvenilemeyeceğini söyler; bu da bu kurstaki sonraki iki dersin tam olarak öğrettiği şeydir.
Bir stok sistemi yanlış olduğunda kimseyi uyarmaz. Yalnızca kendisine bildirileni raporlar, bu yüzden bir kayıtlı stok, gerçek raf ondan giderek uzaklaşırken aylarca dokunulmadan ve görünüşte güvenilir kalabilir. İşaretlenmemiş bir kayıtlı stoğu, kontrol edilmemiş bir iddia yerine doğruluğun kanıtı olarak ele almak, bir mağazanın yeniden sipariş kararlarını, beden dağılımı analizini ve hatta indirim zamanlamasını artık gerçeği yansıtmayan bir rakam üzerine kurabileceği anlamına gelir. Bu hatanın maliyeti eksik 60 adedin kendisi değildir; bu 60 adet hâlâ satılacakmış gibi alınan her sonraki karardır.
Bir stok sisteminin rakamı, raf hakkında kendisine söylenen her şeyden oluşturulur, rafın kendisine bakılarak değil. Her teslim alma, her satış ve her transfer bu rakamı besler ve bu olaylardan biri geç, yanlış veya hiç kaydedilmezse rakam gerçekten biraz sapar. Fiziksel sayım, basitçe gerçek rafa bakıp orada gerçekten ne olduğunu saymaktır. İki rakam uyuşmadığında, bu fark belirli bir kişinin hatasının kanıtı değildir. Sistemin rakamına tekrar güvenmeden önce nereye bakmanız gerektiğini gösteren bir sinyaldir. Her teslim alma, her satış ve her transfer küçük bir kayıt anıdır, ve bu anlardan herhangi biri eksik veya hatalı olduğunda kayıtlı stok sessizce gerçeklikten uzaklaşır, kimseye haber vermeden.
Fairway Stores'un Sipariş A tişörtü, M beden, 4 No'lu Mağaza için kayıtlı stoğu 1.200 adet gösterir. Bu haftaki fiziksel sayım 1.140 adet bulur. Fairway Stores'un kendi genel merkezinden bir yeniden stoklama siparişi, kayıtlı stok rakamına dayanarak iki gün içinde verilecektir.
Mağaza müdürü, yeniden stoklama siparişinin 1.200 adetlik kayıtlı stok rakamıyla gitmesine izin vermeli mi? Cevabı açmadan önce karar verin.
Hayır. Mağaza müdürü, yeniden stoklama siparişi hesaplanmadan önce kayıtlı stoğu 1.140 adetlik fiziksel sayıma düzeltmeli ve nedene ilişkin bir kontrol başlatmalıdır.
1. %5'lik fark, mağazanın kendi %3'lük toleransının üzerindedir, bu yüzden olağan, beklenen bir sapma sayılmaz. 2. Yanlış kayıtlı stoktan hesaplanan bir yeniden stoklama siparişi gerçek ihtiyacı 60 adet eksik gösterir, çünkü sistem rafta gerçekte olduğundan daha fazla stok olduğuna inanacaktır. 3. Önce kayıtlı stoğu düzeltip ardından düzeltilmiş rakamdan yeniden stoklamak, mağazayı 60 adetlik farkın nedeni bulunmadan önce M bedende tükenmekten korur.
Mağaza müdürünün 60 adedin hırsızlık mı, hasar mı yoksa idari hata mı olduğunu şimdi bilmesine gerek yoktur. Bu soru Ders 3.3'e aittir. Anlık karar yalnızca farkın toleransa göre büyüklüğüne ve zaten yanlış olduğu gösterilmiş bir rakam üzerine bir siparişin verilmek üzere olduğu gerçeğine ihtiyaç duyar.
Sipariş A'nın tişörtünün anlaşılan FOB fiyatı parça başına 3,20 USD ve mağaza fiyatı 19,90 USD'dir (docs/02 bölüm 7). 4 No'lu Mağaza'nın yeniden stoklama siparişi, düzeltilmiş 1.140 yerine yanlış 1.200 adetlik kayıtlı stoktan verilirse, mağaza bir sonraki teslimat gelmeden önce 60 adet eksik kalma riskiyle karşı karşıyadır.
Bu rakam 1.194 USD'nin kesinlikle kaybedileceği iddiası değildir; M bedeni bulamayan bir müşteri başka bir beden alabilir veya daha sonra geri gelebilir. Tek bir mağazada, tek bir bedende, tek bir modelde düzeltilmeyen 60 adetlik bir farkın neyi riske attığının ölçeğini gösterir; bu yüzden hatanın maliyeti burada tahmin edilmek yerine tam olarak Ders 3.4'te ele alınır.
T21-C03 Envanter doğruluğu ve fire takip listesi çalışma kitabını, "Kayıtlı stok ve fiziksel sayım" sayfasını kullanın. Kontrol ettiğiniz her mağaza veya depo için modeli, kayıtlı stoğu, fiziksel sayımı, sayım tarihini kaydedin ve sayfanın farkı ve envanter doğruluk oranını hesaplamasına izin verin. Yukarıdaki Fairway Stores 4 No'lu Mağaza örneğiyle başlayın, ardından kendi konumunuzu ekleyin.
[Envanter doğruluğu ve fire takip listesi çalışma kitabını indirin](../../templates/T21-C03-inventory-accuracy-shrinkage-tracker.xlsx)
Envanter doğruluğu ve fire takip listesi dosyasını indirin (Excel)
1. Sürekli bir envanter sisteminin kayıtlı stoğu, her olaydan sonra otomatik olarak güncellenmesine rağmen neden yine de yanlış kalabilir?
2. Fairway Stores'un 4 No'lu Mağazası, Sipariş A tişörtü M beden için 1.200 adetlik kayıtlı stok ve 1.140 adetlik fiziksel sayım gösteriyor. Envanter doğruluk oranı nedir?
3. Başka bir mağaza 800 adetlik kayıtlı stok ve 792 adetlik fiziksel sayım gösteriyor. Doğruluk oranı nedir ve 4 No'lu Mağaza'nın %95'lik sonucu kadar acil mi?
| TR | EN | AR | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Kayıtlı stok | Book stock | الرصيد الدفتري | Stock théorique | Bir stok sisteminin bir konum için gösterdiği, kaydettiği her teslim alma, satış ve transferden oluşturulan miktar. |
| Fiziksel sayım | Physical stock count | الجرد الفعلي | Comptage physique | Kayıtlı stoğu kontrol etmek için rafta veya depoda gerçekte duran adetleri elle saymak. |
| Sürekli envanter sistemi | Perpetual inventory system | نظام الجرد المستمر | Système d'inventaire permanent | Yalnızca yıllık bir sayımda değil, kaydedilen her teslim alma, satış ve transferden sonra kayıtlı stoğunu otomatik olarak güncelleyen bir stok sistemi. |
| Satış noktası (POS) | Point of sale (POS) | نقطة البيع | Point de vente (POS) | Müşteri ödeme yaptığı anda satışı kaydeden ve kayıtlı stoğu azaltan kasa sistemi. |
| Envanter doğruluk oranı | Inventory accuracy rate | معدل دقة المخزون | Taux de précision du stock | Fiziksel sayımın kayıtlı stoğa bölünmesiyle elde edilen, sistemin gerçekliğe ne kadar yakın olduğunu ölçen yüzde. |
| Stok farkı | Stock discrepancy | الفرق في المخزون | Écart de stock | Kayıtlı stoğun iddia ettiği ile fiziksel sayımın gerçekte bulduğu arasındaki fark. |
Bir sonraki derste, 4 No'lu Mağaza'daki gibi bir farkın yılda bir yerine günler içinde yakalanması için dönüşümlü bir döngüsel sayımın nasıl yapılacağını öğreneceksiniz. Kurs haritasına dön