Devam eden bir siparişi gerçekte neyin değiştiğini kaybetmeden değiştirmek

Bu sayfa, zaten onaylanmış ve zaten üretimde olan bir satın alma siparişinin, tam olarak neyin değiştiğini kaybetmeden nasıl değiştirileceğini açıklar

Bu sayfa, devam eden bir siparişteki bir şartı değiştirmesi gereken ve değişikliğin kendisinin, aşağı akıştaki hiç kimsenin artık geçerli olmayan rakamlarla çalışmaya devam etmeyeceği kadar kesin kaydedilmesine ihtiyaç duyan bir acente, alıcı veya fabrika merchandiseri içindir. Bu ders temel olarak bilgi akışını öğretir: bir değişikliği, bir siparişin değiştiğini söyleyen basit bir mesaj olarak değil, eski bir değerin, yeni bir değerin ve değişikliği kimin onayladığının yazılı bir kaydı olarak ele alır.

Meridian Sourcing, Delta Garments ile hibrit bir satın alma programı yürüten Avrupalı bir alıcıyı temsil eder: bazı stiller kesin bir tahmine göre sipariş edilir, ve MS-4410 siparişi gibi bazıları onaylı bir perakende taahhüdüne karşı sipariş edilir. Alıcı, Meridian Sourcing aracılığıyla, kesim zaten başladıktan sonra MS-4410'un miktarını 8.000'den 9.500 parçaya çıkarmayı istediğinde, talebin kendisi yapılması basittir. Basit olmayan ve bu dersin öğrettiği şey, kumaş rezervasyonunda, kesimde ve Delta Garments'ın kendi üretim planında hâlâ asıl 8.000 parça rakamıyla çalışan her kişinin, tam olarak neyin ve ne zaman değiştiğine dair yazılı bir kayıtla, bunun yerine yeni rakamla çalıştığından emin olmaktır.

Neye ihtiyacınız var ve bu ders neyi kapsamıyor

İhtiyacınız olan: Ders 2.3'ün bir satın alma siparişinin kendi şartlarındaki belirsizliği giderme yöntemi.

Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:

• yalnızca "sipariş değişti" demenin ötesinde bir değişiklik kaydının belirtmesi gereken belirli gerçekleri adlandırmak;
• bir değişikliğin tek bir kişi sözlü olarak kabul ettiğinde neden tamamlanmış olmadığını açıklamak;
• bir siparişin zaten taahhüt edilmiş kaynaklarından, kesilmiş kumaş gibi, hangilerinin bir değişikliğin geriye dönük olarak değiştiremeyeceğini belirlemek;
• bir değişikliğin eski şartlar altında zaten yapılmış iş üzerinde yaratabileceği ek maliyeti hesaplamak;
• siparişin kendi güncel, gerçek şartları hakkında hiçbir şüphe bırakmayan kısa bir değişiklik kaydı oluşturmak.

Burada kapsanmayan: bir satın alma siparişi oluşturmanın neye bağladığı (Ders 2.1), bir satın alma siparişini kendi teklifine göre kontrol etmek (Ders 2.2), bir siparişi belirsiz şartlar bırakmadan onaylamak (Ders 2.3), ve eksiksiz bir sipariş kontrol kontrol listesi oluşturmak (Ders 2.5).

Bu derste karşılaşacağınız kelimeler

Devam eden bir siparişteki bir değişiklik, yalnızca mesajla iletilmeden, siparişin kendisinde kaydedilmiş eski değeri, yeni değeri, kimin onayladığını ve tarihi belirttiğinde tamamlanmış sayılır

Devam eden bir siparişte zaten kendi güncel rakamlarıyla çalışan insanlar ve sistemler vardır: fabrikanın kendi üretim planı, bir kumaş rezervasyonu, bir kesim talimatı. Tek bir kişiye siparişin değiştiğini söylemek, diğer her kişinin ve diğer her sistemin hâlâ neyle çalıştığını değiştirmez. Bir değişiklik, tam olarak neyin, hangi değerden hangi değere değiştiğini, değişikliği kimin onayladığını ve ne zaman olduğunu belirten tek bir kayıt olarak yazıldıktan ve siparişin kendisine eklendikten sonra tamamlanmış sayılır, böylece daha sonra siparişi kontrol eden herkes aynı güncel gerçeği görür.

Ne değişirse değişsin ve kim talep ederse etsin aynı değişiklik kaydına ihtiyaç vardır

MS-4410'un miktar değişikliği, asıl miktara zaten taahhüt edilmiş kesilmiş parçalar ayrı tutularak 8.000'den 9.500 parçaya tek bir yazılı değişiklik olarak kaydedilir

Meridian Sourcing'in Avrupalı alıcısı, MS-4410'u 8.000'den 9.500 parçaya çıkarma talebini yazılı olarak onaylar. Talep Delta Garments'a ulaştığında, asıl 8.000 parçanın 3.000'i zaten kesilmiştir. Delta Garments'ta merchandiser olan Mona, değişikliği tek bir kayıt olarak kaydeder: eski miktar 8.000, yeni miktar 9.500, alıcı tarafından Meridian Sourcing aracılığıyla onaylandı, yazılı teyidin geldiği gün tarihlendi, 3.000 parçanın asıl spesifikasyona göre zaten kesildiği ve ek 4.500 parçanın (9.500 eksi henüz kesilmemiş asıl 5.000) yeni kumaşa karşı rezerve edildiği notuyla.

MS-4410'un değişikliğinin yarattığı ek kumaş taahhüdü ve neden asıl siparişten ayrı rezerve edilmesi gerektiği

Değişiklik, toplam bir rakama basitçe 1.500 parça eklemez; MS-4410 ilk kez 8.000 parçada onaylandığında yapılan asıl kumaş rezervasyonunda bulunmayan, gerçek ve ayrı rezerve edilebilir 307,5 kg'lık bir kumaş gereksinimi ekler. Değişikliği bu rakamla birlikte kaydetmek, Delta Garments'ın kendi kumaş rezervasyonunun tam olarak değişikliğin eklediği miktar kadar eksik kalmak yerine yeni toplamla eşleşecek şekilde güncellenebileceği anlamına gelir.

Devam eden bir siparişi neyin değiştiğini kaybetmeden değiştirmek için beş adım

1. Onayla değişikliği, yalnızca sözlü bir talepten değil, onaylama yetkisine sahip kişiden yazılı olarak.
2. Belirt eski değeri ve yeni değeri aynı kayıtta birlikte, asla yalnızca yeni değeri tek başına değil.
3. Belirle hangi zaten taahhüt edilmiş kaynakların, kesilmiş kumaş gibi, yeni şartları geriye dönük olarak takip edemeyeceğini.
4. Ekle değişikliği, tarihlendirilmiş ve adlandırılmış olarak siparişin kendisine, böylece daha sonra siparişi kontrol eden herkes güncel gerçeği görür.
5. Güncelle bir kumaş rezervasyonu veya kesim talimatı gibi her aşağı akış kaydını, böylece hiçbir sistem eski rakamı göstermeye devam etmez.

Yaygın bir hata, bir acentenin sözlü olarak ilettiği bir değişikliği, siparişe eklenmiş yazılı bir değişiklikle eşdeğer olarak ele almaktır

Yaygın bir hata, Meridian Sourcing gibi güvenilen bir acentenin talebi sözlü olarak ilettiği için, siparişin kendisine yazılı bir değişiklik eklemeden devam eden bir siparişteki bir değişikliği kabul etmektir. Bunun bir fabrikaya mal olduğu şey, tam olarak bu dersin uyardığı sürüm çakışmasıdır: dosyada yazılı bir değişiklik olmadan, Delta Garments'ın kendi kesim departmanı, alıcı 9.500'e değişikliğin zaten yapıldığına inandıktan günler sonra bile asıl 8.000 parça rakamıyla çalışmaya devam edebilir. Acentenin mesajı doğru şekilde iletmesi, siparişin kendi yazılı kaydının güncellenmesi ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

• Bir değişiklik kaydı eski değeri, yeni değeri, kimin onayladığını ve tarihi tek bir yerde birlikte belirtir.
• Kesilmiş kumaş gibi asıl şartlar altında zaten taahhüt edilmiş iş, bir değişikliği geriye dönük olarak takip edemez; kayıt zaten yapılmış olanla hâlâ gelecek olanı ayırmalıdır.
• Güvenilen bir acente aracılığıyla bile olsa sözlü bir değişiklik aktarımı, yazılı siparişi veya herhangi bir aşağı akış sistemini tek başına güncellemez.
• Bir sürüm çakışması, aynı siparişin iki kaydı ikisi de güncel sayılırken farklı değerler gösterdiğinde ortaya çıkar.
• Asıl siparişin dokunduğu her aşağı akış kaydı, bir kumaş rezervasyonu gibi, bir değişiklik onaylandığında güncellenmelidir.

Delta Garments'ın kesim departmanından, Meridian Sourcing 9.500'e değişikliği e-postayla gönderdikten üç gün sonra hâlâ asıl 8.000 parça spesifikasyonuna göre kesime devam etmesi istenir

Delta Garments'ın planlama ofisi, Meridian Sourcing'in alıcının 9.500 parçaya değişikliğini onaylayan e-postasından üç gün sonra, kendi kesim departmanının kat çizelgesinin hâlâ 8.000 parça gösterdiğini öğrenir. Kesim departmanı değişikliği görmemiştir.

Planlama ofisinin dosyada bulduğu not şudur:

Departman aksi söylenene kadar kesim 8.000 parçalık kat çizelgesine göre devam etmeli mi? Cevabı açmadan önce karar verin.

Alıcı sipariş kontrol kontrol listesi: devam eden bir siparişteki her değişikliği tek bir yerde kaydedin

Kurs çalışma kitabındaki "Değişiklik Günlüğü" sayfasını açın. Bu sayfa, bir sipariş için her değişikliğin eski değerini, yeni değerini, kimin onayladığını, tarihi ve her aşağı akış kaydının güncellenip güncellenmediğini kaydeder. Sayfanın üç gün daha kesim geçmeden önce kesim departmanının güncelliğini yitirmiş kat çizelgesini nasıl işaretleyeceğini görmek için MS-4410'un kendi miktar değişikliğini girin.

[Alıcı sipariş kontrol kontrol listesini indirin](../../templates/T27-C02-buyer-order-control-checklist.xlsx)

Alıcı sipariş kontrol kontrol listesi dosyasını indirin (Excel)

Ders 2.5: Eksiksiz bir alıcı sipariş kontrol kontrol listesi oluşturmak

Artık devam eden bir siparişteki bir değişikliği, değişikliğin kendisi kaybolmayacak şekilde nasıl kaydedeceğinizi biliyorsunuz. Bu kursun son dersi, Ders 2.1'den 2.4'e kadar olan her kontrolü tek bir eksiksiz kontrol listesinde bir araya getiriyor. Kurs haritasına dön