Bu sayfa, bir satın alma siparişi alan ve olduğu gibi onaylanıp onaylanamayacağına karar vermesi gereken bir fabrika merchandiseri veya alıcının kendi sipariş masası içindir. Bu ders temel olarak bilgi akışını öğretir: bir satın alma siparişini, bilinen bir alıcıdan geldiği için güvenle kabul edilecek bir belge değil, önceki bir belgeye, teklife karşı satır satır kontrol edilmesi gereken bir belge olarak ele alır.
Bir teklif ve bir satın alma siparişi, genellikle alıcının kendi tarafında iki farklı kişi tarafından, iki ayrı anda üretilen iki ayrı belgedir. Delta Garments, Sipariş A'yı parça başına FOB USD 3,20'den teklif eder; Northline Apparel'den daha sonra gelen satın alma siparişi, gerçek bir fikir değişikliği, bir yazım hatası veya alıcının kendi tarafındaki dahili bir iletişim hatası nedeniyle pratikte farklı bir fiyat, farklı bir miktar veya farklı şartlar belirtebilir. Onaylamadan önce satın alma siparişini kendi teklifine göre kontrol etmeden onaylayan bir fabrika, kendini gerçekte hiç kabul etmediği şartlara yazılı olarak bağlı bulabilir.
İhtiyacınız olan: Ders 2.1'in bir satın alma siparişi oluşturulduğunda yarattığı üç bağlılık.
Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:
Burada kapsanmayan: bir satın alma siparişi oluşturmanın neye bağladığı (Ders 2.1), bir siparişi belirsiz şartlar bırakmadan onaylamak (Ders 2.3), devam eden bir siparişi değiştirmek (Ders 2.4), ve eksiksiz bir sipariş kontrol kontrol listesi oluşturmak (Ders 2.5).
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Teklif (fiyat teklifi) | Bir tedarikçinin bir teklif talebine yazılı cevabı, fiyatını ve o fiyatın dayandığı şartları belirtir. |
| Maliyetlendirilmiş teklif | Fiyatı yalnızca tek bir toplam rakam olarak değil, maliyet unsurlarına bölünmüş olarak gösteren, alıcının nasıl oluşturulduğunu kontrol edebilmesini sağlayan bir teklif. |
| Satın alma siparişi | Alıcının, sipariş ettiği malların bedelini ödemeyi taahhüt ettiği, miktarı, fiyatı ve teslimat tarihini onaylayan bir belge. |
| Teyit | Bir fabrikanın bir satın alma siparişini ve ekli şartlarını aldığını ve kabul ettiğini yazılı veya e-postayla kendi onayı. |
| Spesifikasyon referansı | Bir satın alma siparişinin işaret ettiği, her iki tarafın da tam olarak neyin üretildiği konusunda anlaşmasını sağlayan, adlandırılmış veya numaralandırılmış bir tech pack veya onaylı spesifikasyon. |
| Teklif geçerlilik süresi | Fabrikanın yeniden teklif istemesi gerekmeden önce teklif edilen bir fiyatın sabit kaldığı süre. |
Bir teklif ve bir satın alma siparişi aynı sipariş hakkında aynı şeyi söylemelidir, ancak hiçbir şey onları buna zorlamaz. Teklif, fabrikanın önerdiği şeydir; satın alma siparişi, alıcının gerçekte geri gönderdiği şeydir. Onaylamadan önce birini diğerine karşı, alan alan kontrol etmek, bir farkı bağlayıcı hale gelmeden önce yakalayan tek adımdır. Fabrika onayını gönderdiği anda, iki belge arasındaki kontrol edilmemiş herhangi bir fark artık yakalanacak bir tutarsızlık değildir; artık fabrikanın kabul ettiği bir şart haline gelir.
| Neyin farklı olabileceği | Karşılaşacağınız şekiller | Neden önemli |
|---|---|---|
| Bir ihracat siparişinde fiyat uyumsuzluğu | Delta Garments, Sipariş A'yı FOB USD 3,20'den teklif eder; gelen NA-2291 satın alma siparişi FOB USD 3,15 belirtir. | 15.000 parça üzerinde kontrol edilmemiş parça başına USD 0,05'lik bir fark, göz ardı edilecek bir yuvarlama farkı değil, gerçek bir maliyettir. Tek bir siparişte bu boyutta bir fark izole olarak önemsiz görünebilir, ancak aynı kontrol edilmemiş alışkanlık yılda birkaç sipariş boyunca tekrarlandığında, fabrikanın yıl sonu marjları gözden geçirilene kadar fark etmediği bir örüntü haline gelir. |
| Bir miktar uyumsuzluğu | Bir teklif 15.000 parça için maliyetlendirilir; aynı birim fiyattan 18.000 parça için bir satın alma siparişi gelir. | Örnekleme ve kurulum gibi maliyetler miktarla doğrusal olarak ölçeklenmez, bu nedenle bir miktar değişikliği asıl teklif edilen fiyatı artık doğru olmaktan çıkarabilir. Daha büyük bir sipariş, başlangıçta ayrılan yerden daha uzun bir üretim yeri de gerektirebilir, bu da satın alma siparişi olduğu gibi kabul edilmeden önce ayrıca kontrol edilmeye değer. |
| Bir spesifikasyon uyumsuzluğu | Bir teklif bir tech pack sürümüne göre maliyetlendirilir; satın alma siparişi aynı stilin daha sonraki, revize edilmiş bir sürümüne atıfta bulunur. | Revize edilmiş bir spesifikasyon, kumaş tüketimini veya yapım süresini değiştirebilir, bu da teklifin gerçekte üzerine kurulduğu maliyeti değiştirir. Yeniden maliyetlendirmeden daha yeni spesifikasyon referansını kabul etmek, fabrikanın önceki bir sürüm için teklif ettiği aynı parayla farklı bir giysi üretmeyi kabul ettiği anlamına gelir. |
| Süresi dolmuş bir teklif | Bir satın alma siparişi, kendi geçerlilik süresi zaten geçmiş bir teklife atıfta bulunarak gelir. | Sipariş A'nın kendi kumaş fiyatı olan kilogram başına USD 5,60 gibi teklifin arkasındaki hammadde fiyatları, geçerlilik süresi sona erdikten sonra hareket edebilir, bu da eski teklif edilen fiyatı yeniden kontrol etmeden onurlandırmayı güvensiz hale getirir. Alışkanlıkla, önce tarihi kontrol etmek yerine süresi dolmuş bir fiyatı onurlandıran bir fabrika, hiç karar vermeden kendi gerçek maliyetinin altında satış yapabilir. |
| Açık hesapla verilmiş bir yurt içi sipariş | Yurt içi bir alıcının kendi satın alma siparişi bir teklifin fiyatını ve miktarını yeniden belirtir ancak teklifin kendisinin belirttiği ödeme şartları satırını atlar. | Satın alma siparişindeki eksik bir alan, yanlış bir rakam kadar bir uyumsuzluktur; fabrika, ayrı bir belge, satın alma siparişi yayınlandığında teklifin kendi şartlarının otomatik olarak devam edeceğini varsaymamalıdır. |
Delta Garments'ın Sipariş A için kendi maliyetlendirilmiş teklifi, parça başına FOB USD 3,20 belirtir, kumaş 1,15, aksesuar 0,20, imalat 1,10, genel gider 0,49 ve kârdan 0,26 oluşur. Northline Apparel'in NA-2291 satın alma siparişi aynı 15.000 parça, aynı tech pack için gelir, ancak parça başına FOB USD 3,15 belirtir. Delta Garments'ta merchandiser olan Mona, bir onay taslağı hazırlamadan önce satın alma siparişini teklife göre kontrol eder ve eşleşmeyen tek alanı bulur.
Delta Garments, alındığı gibi NA-2291'in onayını gönderdiği anda, USD 750'lik fark Northline Apparel'e bildirilecek bir tutarsızlık olmaktan çıkar ve Delta Garments'ın artık kabul ettiği bir fiyat haline gelir. Fark tek bir parçada küçüktür, USD 0,05, ancak parça başına USD 0,26 kâr bırakmak üzere teklif edilen aynı sipariş şimdi yalnızca USD 0,21 bırakacak, siparişteki tek bir başka maliyet değişmeden önce parça başına kârda %19'u biraz aşan bir düşüş.
YöntemYaygın bir hata, ilişki güvenilir ve evrak işleri rutin göründüğü için, uzun süredir çalışılan bir alıcının satın alma siparişini kendi teklifiyle otomatik olarak eşleştiği şeklinde ele almaktır. Bunun bir fabrikaya mal olduğu şey sessiz bir kayıptır: NA-2291, USD 3,15'lik fiyatı kontrol edilmeden onaylandığında, Delta Garments gerçekte hiç teklif etmediği bir fiyatı yazılı olarak kabul etmiş olur ve farkı sonradan gündeme getirmek onayı vermeden önce yakalamaktan çok daha zordur. Bir alıcıya güven, merchandiserin önündeki belirli belgeyi kontrol etmenin yerini tutmaz.
Bir teklif, bir fabrikanın önerdiği şeydir; bir satın alma siparişi ise gerçekte geri gelen şeydir. İki belge eşleşmelidir, ancak bir hata veya gerçek bir değişiklik yüzünden fiyat, miktar, spesifikasyon veya teklif edilen fiyatın hâlâ ne kadar süre geçerli olduğu konusunda farklılık gösterebilirler. Fabrika onayını göndermeden önce satın alma siparişini teklife göre, alan alan kontrol etmek, bir farkı fabrikanın gerçekten kabul ettiği bir şart haline gelmeden önce yakalamanın tek şansıdır. Onaylandıktan sonra, teklif ne derse desin, önemli olan satın alma siparişinin kendi rakamlarıdır.
Delta Garments'ın üretim müdürü Mona'dan, onaylar gecikmeden başlayabilsin diye NA-2291'in onayını geldiği gün göndermesini ister. Mona henüz satın alma siparişinin kendi rakamlarını teklifle karşılaştırmamıştır.
Üretim müdürünün gönderdiği mesaj şudur:
Mona, NA-2291'i teklife göre kontrol etmeden bugün onayı göndermeli mi? Cevabı açmadan önce karar verin.
Hayır, Mona, teklife göre kontrol etmeden NA-2291'i onaylamamalıdır. Buna iki gerçek karar veriyor.
Birincisi, satın alma siparişi parça başına FOB USD 3,15 belirtirken, Delta Garments'ın Sipariş A için kendi teklifi FOB USD 3,20 belirtir, üretim müdürünün mesajının kontrol edildiğinden bahsetmediği parça başına USD 0,05'lik bir fark. Onayı önce göndermek, Delta Garments'ta kimse bunun kasıtlı bir değişiklik mi yoksa bir hata mı olduğunu doğrulamadan USD 3,15 fiyatını bağlayıcı hale getirir.
İkincisi, onay, iki belge arasındaki kontrol edilmemiş herhangi bir farkı, hâlâ tartışmaya açık bir tutarsızlık değil, üzerinde anlaşılmış bir şarta dönüştüren adımdır. Dört alanı kontrol etmek için gereken kısa süre boyunca onayları geciktirmek, sipariş boyunca USD 750 değerinde bir fiyat farkını kabul etmekten çok daha az maliyetlidir.
Düzeltilmiş talimat, önce NA-2291'i teklife göre kontrol etmek, USD 0,05'lik farkı Northline Apparel'e yazılı olarak bildirmek ve fiyat her iki şekilde de doğrulandıktan sonra onayı göndermektir.
Sipariş A'nın kendi sabit rakamlarını kullanarak:
Delta Garments, NA-2291'i teklife göre kontrol etmeden USD 3,15'ten onaylarsa, sipariş üzerindeki başka herhangi bir maliyet değişmeden önce parça başına kâr USD 0,26'dan USD 0,21'e, yani %19,2 düşer. 15.000 parçalık tüm sipariş boyunca bu, hesaplanan rakamda zaten gösterilen aynı USD 750'dir, onay gönderildiği anda kalıcı olarak kaybedilir, çünkü onayın kendisi NA-2291'in gerçekte hangi fiyattan ödeneceğini sabitleyen şeydir.
Kurs çalışma kitabındaki "Teklif Eşleşme Kontrolü" sayfasını açın. Bu sayfa, bir satın alma siparişi için teklifin sabitlediği her alanı, satın alma siparişinin gerçekte belirttiği değeri ve ikisinin eşleşip eşleşmediğini kaydeder. Sayfanın onay gönderilmeden önce USD 0,05'lik fiyat farkını nasıl işaretleyeceğini görmek için NA-2291'in kendi rakamlarını girin.
[Alıcı sipariş kontrol kontrol listesini indirin](../../templates/T27-C02-buyer-order-control-checklist.xlsx)
Alıcı sipariş kontrol kontrol listesi dosyasını indirin (Excel)
1. Delta Garments'ın Sipariş A için teklifi FOB USD 3,20 belirtir. Satın alma siparişi NA-2291 aynı 15.000 parça için FOB USD 3,15 belirterek gelir. Delta Garments siparişi onaylamadan önce ne olmalıdır?
2. 15.000 parça için maliyetlendirilmiş bir teklifle aynı birim fiyattan 18.000 parça için bir satın alma siparişi gelir. Bu dersin kuralı fiyatın değişmeden kabul edilmesi hakkında ne söyler?
| TR | EN | AR | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Teklif (fiyat teklifi) | Quotation | عرض السعر | Devis | Bir tedarikçinin bir teklif talebine yazılı cevabı, fiyatını ve o fiyatın dayandığı şartları belirtir. |
| Maliyetlendirilmiş teklif | Costed quotation | عرض سعر مفصل التكلفة | Devis chiffré | Fiyatı yalnızca tek bir toplam rakam olarak değil, maliyet unsurlarına bölünmüş olarak gösteren, alıcının nasıl oluşturulduğunu kontrol edebilmesini sağlayan bir teklif. |
| Satın alma siparişi | Purchase order | أمر الشراء (طلبية الشراء) | Bon de commande | Alıcının, sipariş ettiği malların bedelini ödemeyi taahhüt ettiği, miktarı, fiyatı ve teslimat tarihini onaylayan bir belge. |
| Teyit | Acknowledgement | إقرار الاستلام | Accusé de réception | Bir fabrikanın bir satın alma siparişini ve ekli şartlarını aldığını ve kabul ettiğini yazılı veya e-postayla kendi onayı. |
| Spesifikasyon referansı | Specification reference | مرجع المواصفة | Référence à la fiche technique | Bir satın alma siparişinin işaret ettiği, her iki tarafın da tam olarak neyin üretildiği konusunda anlaşmasını sağlayan, adlandırılmış veya numaralandırılmış bir tech pack veya onaylı spesifikasyon. |
| Teklif geçerlilik süresi | Quotation validity | صلاحية عرض السعر | Validité du devis | Fabrikanın yeniden teklif istemesi gerekmeden önce teklif edilen bir fiyatın sabit kaldığı süre. |
Artık bir satın alma siparişinin kendi rakamlarını onaylamadan önce kendi teklifine göre nasıl kontrol edeceğinizi biliyorsunuz. Sonraki ders, yalnızca rakam kontrolünün yakalayamadığı şartlara bakıyor: bir şartı birden fazla okumaya açık bırakan ifadeler. Kurs haritasına dön