Bir KPI'yı desteklemesi gereken karara göre tanımlamak

Bu sayfa, bir temel performans göstergesini kurmadan veya ona güvenmeden önce desteklemesi gereken kararı adlandırarak nasıl tanımlayacağınızı öğretir

Bir merchandiser, bir üretim müdürü ve bir alıcı her hafta panoda rakamlara bakar: dikilen parça yüzdesi, zamanında sevk edilen yüzde, kumaş teslim alma oranı. Bu rakamların çoğu bir şablon istediği için toplanır, kimse bu rakamın hangi kararı değiştirdiğini söyleyemediği için değil. Bir şirket bu şekilde, kimsenin gerçekten bir karar vermek için kullanmadığı KPI'larla dolu bir ekranla sonuçlanır.

Bu ders size çalışan bir kural verir: bir KPI'yı izlemeden önce, desteklemesi gereken kararı, o kararı veren kişiyi ve kararı bir yöne veya diğerine iten tetikleme değerini adlandırın. Arkasında adlandırılmış bir karar olmayan bir KPI, ne kadar özenle hesaplanmış olursa olsun, yönetim bilgisi değildir. Bir raporun üzerinde süstür, hiçbir şeyi değiştirmeyen bir süstür. Bu ders esas olarak tam karar akışını öğretir: tek bir basit rakamın Sipariş A üzerinde gerçek, ölçülebilir bir yönetim seçiminin açık tetikleyicisine nasıl dönüştüğünü ve bu rakamın neden diğer onlarca izlenen rakamdan daha değerli olduğunu.

Neye ihtiyacınız var ve bu ders neyi kapsamıyor

İhtiyacınız olan: bir siparişin, bir üretim zaman çizelgesinin ve basit bir maliyet hesabının temel bir anlayışı. Parça 1, Kurs 9 ve Parça 16, Kurs 4 iyi bir hazırlıktır.

Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:

• bir KPI'nın ne olduğunu jargon olmadan basit sözlerle açıklamak;
• belirli bir KPI'nın desteklemesi gereken kararı adlandırmak;
• o kararın sahibini ve onu tetikleyen şeyi belirlemek;
• bir kararı yönlendiren bir KPI'yı alışkanlıktan izlenen bir rakamdan ayırmak;
• bir siparişin kendi onaylı rakamlarını kullanarak bir KPI tanımı oluşturmak.

Burada kapsanmayan: pano yazılımı, iş zekası araçları veya belirli bir raporlama ürünü. Bu kurs satıcıdan bağımsız kalır ve önce iş kuralına odaklanır. Erken uyaran bir gösterge ile yalnızca sonradan doğrulayan bir gösterge arasındaki fark Ders 4.2'de ele alınır.

Bu derste karşılaşacağınız kelimeler

Bir KPI, panoda yerini yalnızca adlandırılmış bir kişi değerine göre farklı davranacaksa hak eder

Bir rakam, bir raporun üzerinde duran bir gerçek yerine bir KPI'ya dönüşür; üç şey doğru olduğunda: birisi bir karardan sorumludur, o karar rakama göre değişir ve bir tetikleme değeri karar sahibine ne zaman hareket edeceğini söyler. Bu üç şeyden biri doğru değilse, rakam yine de faydalı bilgi olabilir, ancak bir KPI'nın işini yapmaz.

Bir KPI'nın desteklediği karar işe göre değişir, ancak adlandırma kuralı aynı kalır

Delta Garments, amaçsız rakamlar izlemek yerine Sipariş A üzerinde tek bir KPI tanımlar

Northline Apparel, Sipariş A'yı onayladı: 15,000 T-shirt, onaylı FOB parça başına USD 3.20, 16 haftalık bir zaman çizelgesinde (onaylar 2 hafta, kumaş 5 hafta, dikim 2 hafta, muayene/paketleme/belgeler 1 hafta, sevkiyat 4 hafta, depo ve dağıtım 2 hafta). Liman kesim tarihi 13. gündür ve gemi 16. günde yola çıkar. Merchandiser Mona ve üretim müdürü Karim, dikim hattı panosuna birlikte bakar.

Panonun üretebileceği her rakamı izlemek yerine, Mona ve Karim önce tek bir KPI üzerinde anlaşır: iki haftalık dikim penceresi boyunca günlük olarak izlenen günlük dikim planına karşı kümülatif dikilen parça. Desteklediği karar baştan adlandırılır: Karim'in liman kesim tarihini korumak için ücretli fazla mesaiyi onaylayıp onaylamayacağı. Karar sahibi Karim'dir. Tetikleme değeri de baştan adlandırılır: kümülatif dikilen parça günün planlanan toplamının %15'inden fazla gerideyse, Karim boşluk büyümeden önce fazla mesaiyi gözden geçirir.

Kararı, sahibi ve tetikleyicisi zaten üzerinde anlaşılmış bu tek KPI, Delta Garments için kimsenin harekete geçmeyi kabul etmediği rakamlarla dolu bir panodan daha değerlidir.

KPI'nın tetikleme değeri, koruduğu kararın maliyetine karşı belirlenir

Sipariş A fazla mesaiyi parça başına USD 0.15 öder. Fazla mesai siparişin tamamında gerekli olsaydı, maliyet şöyle olurdu:

Dikim gecikmesi yönetilmeden bırakılırsa ve sipariş liman kesim tarihini kaçırırsa, yedek çözüm parça başına USD 1.80'lik hava kargodur:

KPI'nın tetikleme değeri, tam olarak iki sonuç bu kadar uzak olduğu için belirlenir. %15'ten fazla kümülatif açık tetikleyici olarak seçilir çünkü bu noktada, iki haftalık dikim penceresinde normal çalışma saatleriyle tek başına toparlanacak yeterli gün kalmaz; fazla mesai, USD 2,250'de, hava kargodan, USD 27,000'den, hâlâ çok daha ucuzdur. Karim ilerlemeyi yalnızca dikim penceresinin sonunda kontrol etseydi, KPI hâlâ doğru olurdu, ancak faydalı olmak için çok geç kalırdı, çünkü desteklemek için var olduğu karar artık zamanında alınamazdı.

Bir KPI'yı kurmadan veya ona güvenmeden önce beş adımda tanımlayın

1. Rakamın desteklemesi gereken kararı tek bir cümlede adlandırın: "Bu KPI birine X yapıp yapmayacağını söyler."
2. Karar sahibini belirleyin: dikim hattında fazla mesai için Karim gibi harekete geçme yetkisine sahip belirli rolü.
3. Kararın hâlâ önemli olması için yeterli zaman bırakan bir tetikleme değerini, koruduğu son tarihten geriye doğru çalışarak belirleyin.
4. KPI'nın tetikleyebileceği eylemin maliyetini ve tetikleyici kaçırılırsa yedek çözümün maliyetini hesaplayın, böylece tetikleme değeri gerçek rakamlara göre değerlendirilebilir.
5. 1'den 3'e kadar olan adımları geçemeyen herhangi bir rakamı reddedin; onu KPI olarak adlandırmak yerine arka plan bilgisi olarak izleyin.

Yaygın bir hata, bir karar ona bağlı olduğu için değil, hesaplaması kolay olduğu için bir KPI'yı panoya eklemektir

Birçok pano bir seferde bir sütun büyür: bir sistemde yeni bir alan kullanılabilir hale gelir, biri de onun için bir grafik ekler. Yaygın bir hata, "kesilen parça" veya "teslim alınan kumaş" gibi hesaplaması kolay bir yüzdeyi, yazılım verileri zaten sahip olduğu için, kimsenin bu yüzden kararını değiştirip değiştirmeyeceğini sormadan bir KPI olarak ele almaktır. Maliyet hesaplamanın kendisi değildir; gerçekte hiçbir rakamı bir eyleme bağlamamış bir yöneticiye dolu bir panonun verdiği yanlış kontrol duygusudur.

Daha iyi alışkanlık, yeni bir KPI tanımlamak için kullanılan aynı üç soruyla mevcut her KPI'yı test etmektir: hangi kararı destekliyor, o kararın sahibi kim ve hangi tetikleme değeri o kişinin bir sonraki yaptığını gerçekten değiştirir.

• Bir KPI, adlandırılmış bir karara, adlandırılmış bir karar sahibine ve bir tetikleme değerine ihtiyaç duyar; bu üçü olmadan yalnızca izlenen bir rakamdır.
• Tetikleme değeri, kararın hâlâ karşılanabilir olması için yeterli zaman bırakmalıdır.
• Hesaplaması kolay bir rakam otomatik olarak panoda yer almayı hak etmez.
• Zamanında hareket etmenin maliyetini çok geç hareket etmenin maliyetiyle karşılaştırmak, tetikleme değerinin doğru belirlenip belirlenmediğini gösterir.
• Aynı ölçülen faaliyet, üretim hattında, alıcının masasında veya yurt içi bir stok programında farklı kararları destekleyebilir.
• Yalnızca bir sürecin sonunda kontrol edilen bir KPI, daha önce verilmesi gereken bir kararı destekleyemez.

Karim, iki haftalık dikim penceresinin 9. gününde kümülatif bir açık gösteren dikim hattı panosunu görür

Delta Garments, Sipariş A'nın iki haftalık dikim penceresinin yaklaşık yedinci gününe girmiştir. Pano, kümülatif dikilen parçanın günün planlanan toplamının %65'inde olduğunu, üzerinde anlaşılan %15 tetikleyiciye karşı %18'lik bir açık olduğunu gösteriyor. Liman kesim tarihi olan 13. günden önce dört dikim günü kalıyor. Karim henüz fazla mesaiyi onaylamadı.

Karim bu KPI'ya dayanarak şimdi fazla mesaiyi onaylamalı mı? Cevabı açmadan önce karar verin.

KPI ve karar verisi çalışma kitabı: KPI'yı, desteklediği kararı, sahibini ve tetikleyicisini kaydedin

T17-C04 KPI ve karar verisi çalışma kitabını kullanın. İzlediğiniz veya izlemeyi planladığınız her KPI için, neyi ölçtüğünü, desteklemesi gereken kararı, o kararın sahibini ve kararı harekete geçirmesi gereken tetikleme değerini kaydedin. Sipariş A'nın kümülatif ilerleme KPI'sı ile başlayın, ardından kendi işyerinizde zaten kullanılan bir KPI için alıştırmayı tekrarlayın.

[KPI ve karar verisi çalışma kitabını indirin](../../templates/T17-C04-kpi-and-decision-data-workbook.xlsx)

KPI ve karar verisi çalışma kitabı dosyasını indirin (Excel)

Ders 4.2: Öncü ve gecikmeli KPI'lar: sonuçtan önce ve sonra sorunu görmek

Sırada, siz hâlâ hareket edebilecekken erken uyaran bir öncü KPI ile, sonucu ancak gerçekleştikten ve harekete geçmek için çok geç kalındıktan sonra doğrulayan bir gecikmeli KPI'yı ayırt etmeyi, ve bir panonun neden ikisine birden ihtiyaç duyduğunu öğreneceksiniz. Kurs haritasına dön