Ders 3.1 ve 3.2, bir satın alma siparişinin kendi başlangıç koşullarını ele aldı. Her iki taraf da bir satın alma siparişini kabul ettikten sonra, temel koşullarından birindeki, miktar, fiyat veya tarih, sonraki bir değişiklik farklı türde bir olaydır: onaylanmış bir siparişteki bir değişiklik, onun ilk okunması değil. Bu ders, bu değişikliğin ne zaman e-posta onayı yerine resmi bir değişiklik, satın alma siparişinin kendi koşullarında yazılı, imzalı bir değişiklik gerektirdiğinin kuralını öğretir. Bu esasen bir karar akışıdır: hangi tür değişikliğin meydana geldiğini tanımak, hangi türde evrak gerektiğine karar verir.
Bu, açık hesapla Delta Garments'tan alım yapan yerel bir marka olan Cedar & Co.'nun sahibi Omar için önemlidir. Omar, e-postanın daha hızlı hissettirdiği için onaylanmış bir siparişe e-postayla 500 adet eklemek istiyor. Delta Garments'ta merchandiser olan Mona, bir e-postanın yeterli olup olmadığına, yoksa değişikliğin önce resmi bir değişiklik gerektirip gerektirmediğine karar vermelidir.
Bu beceri olmadan, sadece e-postayla kararlaştırılan bir değişiklik, iki tarafı gerçekte neyin kararlaştırıldığına dair farklı anılarla bırakabilir ve daha sonraki bir uyuşmazlıkta hiçbir tarafın işaret edebileceği imzalı bir belge olmaz. Bu ders, resmi bir değişikliğin ne zaman gerektiğinin kuralını verir ve vaka olarak Cedar & Co.'nun kendi tekrar sipariş talebini işler.
İhtiyacınız olan: ders 3.1 ve 3.2, çünkü bu ders bir satın alma siparişinin kendi başlangıç koşullarının zaten bilindiğini ve çelişkiler açısından kontrol edildiğini varsayar.
Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:
Bu ders kapsamıyor: yedi gerekli koşulun kendisi (ders 3.1); bir satın alma siparişini kendi iç çelişkileri açısından okumak (ders 3.2); bir değişikliğin başka bir koşulda eşleşen bir değişikliği nasıl zorunlu kıldığı (ders 3.4); her kontrol için tam bir inceleme kontrol listesi (ders 3.5).
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Satın alma siparişi | Bir alıcının miktar, fiyat ve teslim tarihini onayladığı, alıcıyı sipariş ettiği mallar için ödeme yapmaya bağlayan bir belge. |
| Onaylanmış sipariş | Her iki tarafın da yazılı olarak üzerinde anlaştığı, ödeme güvencesi hazır bir sipariş; bir teklif veya görüşme değil. |
| Revizyon | Bir değişiklik yapıldığında ve onaylandığında üretilen, satın alma siparişi gibi bir belgenin numaralandırılmış bir versiyonu. |
| Madde (sözleşme maddesi) | İmzalanmış bir sözleşme içindeki numaralandırılmış bir kural. Farklı maddeler farklı ihlal türlerini kapsayabilir. |
| İptal maddesi | Satın alma siparişine atıfta bulunulan veya eklenen, alıcı üretim başladıktan sonra iptal ederse ne olacağını belirten bir sözleşme maddesi. |
| Teyitli alım | Bir değişikliği alan kişiden gelen, sadece gönderildikten sonraki sessizlik değil, ulaştığını ve anlaşıldığını belirten aktif bir yanıt. |
| Açık sürümleme | Her kopyayı "nihai" veya "en son" olarak adlandırmak yerine bir belgenin revizyonunu tarih ve durumla açıkça adlandırmak. |
Her iki taraf da bir satın alma siparişini kabul ettikten sonra, o onaylanmış bir sipariş haline gelir: her iki tarafın da bağlı olduğu bir taahhüt. Temel koşullarından birindeki, miktar, fiyat veya teslim tarihi, sonraki bir değişiklik, her iki tarafın gerçekte neye taahhüt ettiğini değiştirir, bu yüzden orijinal satın alma siparişinin sahip olduğu resmiyet düzeyinin aynısını gerektirir: orijinal satın alma siparişine atıfta bulunan ve tam olarak neyin değiştiğini belirten yazılı, imzalı bir değişiklik. Yanlış yazılmış bir irtibat adını düzeltmek veya zaten kayıtlı bir teslimat adresini onaylamak gibi bu temel koşulları etkilemeyen bir değişiklik, hiçbir tarafın diğerine olan borcunu değiştirmediği için bir e-posta onayıyla halledilebilir.
| Ne değişebilir | Karşılaşacağınız biçimler | Neden önemli |
|---|---|---|
| Northline Apparel'den Sipariş A gibi akreditifle ödenen ihracat siparişleri | Miktar, fiyat veya tarihte bir değişiklik genellikle satın alma siparişi değişikliğine ek olarak akreditifin kendisinin bankada değiştirilmesini gerektirir, çünkü banka yalnızca elindeki tam koşullara karşı öder. | Tek başına bir e-posta bankada hiçbir şeyi değiştirmez; akreditif, o da resmi olarak değiştirilene kadar eski koşullara göre ödemeye devam eder. |
| Cedar & Co.'nun Delta Garments'la kendi tekrar siparişleri gibi açık hesaplı yerel siparişler | Herhangi bir banka aracı yoktur, ancak aynı temel koşul kuralı yine de geçerlidir: ödeme kendisi daha basit olsa bile miktar, fiyat veya tarih için yazılı, imzalı bir değişiklik gereklidir. | Resmi değişiklik kuralının hangi ödeme yönteminin kullanıldığıyla değil, neyin değiştiğiyle ilgili olduğunu doğrular. |
| Hibrit bir siparişin onaylanmış temel miktarına karşı tahmine dayalı ek miktarı | Onaylanmış temel kısmı değiştirmek resmi bir değişiklik gerektirir; başlangıçta hiç bağlayıcı bir taahhüt olmayan tahmine dayalı ek miktarı ayarlamak daha hafif bir onayla halledilebilir. | Resmi değişiklik kuralı yalnızca zaten bağlayıcı bir taahhüt olan bir koşula uygulanır, her zaman geçici olan bir rakama değil. |
| Yanlış yazılmış bir irtibat adını veya bir teslimat irtibatının telefon numarasını düzeltmek gibi temel olmayan bir detay | Bir e-posta onayı yeterlidir, çünkü hiçbir tarafın gerçek taahhüdü değişmez. | Her değişikliğin aynı resmiyet düzeyini gerektirmediğini doğrular; kural neyin değiştiğiyle ilgilidir, her değişikliğin eşit derecede ciddi olmasıyla değil. |
| Herhangi bir e-posta veya yazılı not izlemeden önce telefonla, sözlü olarak talep edilen bir değişiklik | Sözlü talebin kendisi hiçbir zaman tek başına yeterli değildir, herhangi bir temel koşul için, herhangi bir pazarda; herhangi bir taraf ona güvenmeden önce yine de resmi bir değişiklik (veya temel olmayan bir detay için en azından yazılı bir onay) tarafından izlenmelidir. | Temel bir koşuldaki tamamen sözlü bir değişiklik, daha sonra gerçekte ne kararlaştırıldığına dair bir uyuşmazlık çıkarsa hiçbir tarafın işaret edebileceği bir kayıt bırakmaz. |
Delta Garments'tan açık hesapla alım yapan 12 mağazalı yerel bir marka olan Cedar & Co.'nun sahibi Omar, burada sadece karşılaştırma için ödünç alınan Sipariş A'nın kendi tişörtü için sabitlenen adet fiyatının aynısı olan, açıklayıcı olarak adet başına USD 3,20 fiyatlı temel bir tişört stilinden zaten onaylanmış 4.000 adetlik bir tekrar siparişine sahiptir. Cedar & Co.'nun mağazaları Omar'ın kendi tahmininin beklediğinden daha hızlı satıyor, bu yüzden Mona'ya aynı fiyattan, aynı teslimat penceresi için aynı tekrar siparişine 500 adet eklemek isteyen bir e-posta gönderiyor. Mona talebi kurala karşı kontrol eder: miktar, satın alma siparişinin kendi temel koşullarından biridir, bu yüzden ne kadar açık ve iyi niyetli olursa olsun tek başına bir e-posta yeterli değildir.
Hesaplanan rakamBu dersin hesaplanan rakamı, bu büyüklükte bir değişikliğin neden orijinal satın alma siparişiyle aynı resmiyeti gerektirdiğini göstermek için açıklayıcı adet fiyatına göre çerçevelenen Omar'ın talep ettiği değişikliğin büyüklüğüdür.
Yaygın bir hata, bir e-posta alışverişi açık, samimi ve hızlı olduğu için, özellikle Cedar & Co. ve Delta Garments gibi uzun bir çalışma ilişkisine sahip iki taraf arasında, resmi bir değişiklikle aynı ağırlığı taşıması gerektiğini varsaymaktır. Bir e-posta, ne konuşulduğu konusunda mükemmel derecede açık olabilir ve fiyat, miktar veya zamanlama konusunda daha sonra bir uyuşmazlık çıkarsa yine de hiçbir tarafın güvenebileceği imzalı bir taahhüt taşımayabilir, çünkü resmi bir değişiklik gayri resmi anlaşma belirsiz olduğu için değil, onaylanmış bir siparişin temel koşullarının ilk kez belirlenmek için ihtiyaç duyduğu resmiyet düzeyinin aynısına değişmek için de ihtiyaç duyduğu için gereklidir.
Bir satın alma siparişi onaylandığında, her iki tarafın da bağlı olduğu bir söz haline gelir. Gerçekte söz verilen şeyi, kaç adet, hangi fiyatla veya ne zamana kadar değiştirmek, orijinal sözü vermekle aynı resmiyet düzeyini gerektirir: yazılı, imzalı bir değişiklik. Bir irtibatın adındaki bir yazım hatasını düzeltmek gibi bu üç şeyden hiçbirini etkilemeyen bir değişiklik, onaylanmış bir e-posta alışverişinin yeterli olacağı kadar küçüktür. Omar, Delta Garments'tan e-postayla Cedar & Co.'nun onaylanmış siparişine 500 adet eklemesini ister, ancak miktar üç temel koşuldan biridir, bu yüzden ne kadar samimi ve açık olursa olsun tek başına e-posta yeterli değildir. Kural, talebin nasıl yapıldığıyla ilgili değildir; talebin gerçekte neyi değiştirdiğiyle ilgilidir.
Mona, Omar'ın Delta Garments'tan Cedar & Co.'nun zaten onaylanmış 4.000 adetlik tekrar siparişine 500 adet eklemesini isteyen e-postasını alır.
Mona'nın okuduğu belge:
Mona, Omar'ın e-postasını fazladan 500 adet için kumaş kesimine başlamak için yeterli mi saymalı, yoksa önce resmi, imzalı bir değişiklik mi istemeli? Cevabı açmadan önce karar verin.
Mona, fazladan 500 adet için kumaşa başlamadan önce resmi, imzalı bir değişiklik istemelidir.
İlk gerçek. Miktar, satın alma siparişinin kendi temel koşullarından biridir; onu 4.000'den 4.500 adede değiştirmek, her iki tarafın gerçekte neye taahhüt ettiğini değiştirir, orijinal satın alma siparişinin kendisinin bir imza gerektirdiği aynı türde bir değişiklik.
İkinci gerçek. Bir e-posta kapanışı imzalı bir değişiklik değildir; sadece Omar'ın bir talep gönderdiğini onaylar, her iki tarafın da ek 500 adet için yeni, bağlayıcı koşullar üzerinde resmi olarak anlaştığını değil.
Fazladan 500 adet için sadece bir e-postaya dayanarak kumaşa başlamak, hiçbir tarafın imzalamadığı bir değişiklik için USD 1.600,00 değerinde kumaş ve kesim maliyetini taahhüt eder ve Cedar & Co.'nun kendi satışları daha sonra yavaşlar ve Omar eki tartışırsa, Delta Garments'ın fazladan miktar için işaret edeceği imzalı bir belgesi olmaz, sadece birden fazla şekilde okunabilecek bir e-postası olur.
Sipariş A'nın sabit FOB'undan ödünç alınan açıklayıcı adet fiyatına göre: Cedar & Co.'nun talep ettiği 500 adetlik ek, adet başına USD 3,20'de, USD 1.600,00 değerinde ek taahhüdü temsil eder. Orijinal onaylanmış siparişin kendi USD 12.800,00 değerine (4.000 adet × USD 3,20) karşı, talep edilen ek, resmi bir değişiklik imzalanana kadar sadece bir e-postaya dayanan orijinal siparişin değerinin %12,5'idir, herhangi bir tarafın daha sonra soruyu çözecek imzalı bir belge olmadan tartışabileceği kadar büyük bir taahhüttür.
Satın alma siparişi inceleme kontrol listesini açın ve talep edilen değişiklik için hangi koşulu etkilediğini, bu koşulun temel (miktar, fiyat, teslim tarihi) mi yoksa temel olmayan mı olduğunu ve imzalı bir değişiklik var olana kadar herhangi bir temel koşul değişikliği için Gerekli eylem altında "Değişiklik iste"yi kaydedin. İndirme bağlantısı: `templates/T11-C03-purchase-order-review-checklist.xlsx`.
Satın alma siparişi inceleme kontrol listesi dosyasını indirin (Excel)
1. Zaten onaylanmış bir satın alma siparişindeki hangi tür değişiklikler her iki tarafça imzalanmış resmi bir değişiklik gerektirir?
2. Hesaplanan senaryoda, Mona neden Cedar & Co.'nun fazladan 500 adedi için kumaşa başlamadan önce resmi bir değişiklik ister?
3. Bir fabrika, onaylanmış bir satın alma siparişinde alıcının kendi irtibat adının yazımını düzelten, başka hiçbir değişiklik talep edilmeyen bir e-posta alır. Kural ne gerektirir?
| TR | EN | AR | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Satın alma siparişi | Purchase order | أمر الشراء (طلبية الشراء) | Bon de commande | Bir alıcının miktar, fiyat ve teslim tarihini onayladığı, alıcıyı sipariş ettiği mallar için ödeme yapmaya bağlayan bir belge. |
| Onaylanmış sipariş | Confirmed order | طلبية مؤكدة | Commande confirmée | Her iki tarafın da yazılı olarak üzerinde anlaştığı, ödeme güvencesi hazır bir sipariş; bir teklif veya görüşme değil. |
| Revizyon | Revision | نسخة معدّلة | Révision | Bir değişiklik yapıldığında ve onaylandığında üretilen, satın alma siparişi gibi bir belgenin numaralandırılmış bir versiyonu. |
| Madde (sözleşme maddesi) | Clause | بند | Clause | İmzalanmış bir sözleşme içindeki numaralandırılmış bir kural. Farklı maddeler farklı ihlal türlerini kapsayabilir. |
| İptal maddesi | Cancellation clause | بند الإلغاء | Clause d'annulation | Satın alma siparişine atıfta bulunulan veya eklenen, alıcı üretim başladıktan sonra iptal ederse ne olacağını belirten bir sözleşme maddesi. |
| Teyitli alım | Confirmed receipt | تأكيد الاستلام | Accusé de réception confirmé | Bir değişikliği alan kişiden gelen, sadece gönderildikten sonraki sessizlik değil, ulaştığını ve anlaşıldığını belirten aktif bir yanıt. |
| Açık sürümleme | Explicit versioning | ترقيم إصدارات صريح | Versionnage explicite | Her kopyayı "nihai" veya "en son" olarak adlandırmak yerine bir belgenin revizyonunu tarih ve durumla açıkça adlandırmak. |
Sonraki ders, resmi bir değişikliğin gerekip gerekmediğine karar vermekten, bir kez yapıldığında ne olacağına geçer: tek bir değişen koşulun başka birinde eşleşen bir değişikliği nasıl zorunlu kıldığı. Kurs haritasına dön