Cette page enseigne à un merchandiser ou un acheteur comment suivre plusieurs demandes à la fois, du premier message au devis accepté, dans une seule feuille. Cette leçon enseigne principalement l'information : ce dont une feuille de suivi complète a besoin comme colonnes, et comment la lire pour voir quelle demande a besoin d'attention ensuite. Au travail, une usine ou un acheteur gère rarement une demande à la fois. Plusieurs sont à différentes étapes ensemble, et sans une seule feuille enregistrant toutes, une demande peut rester sans réponse pendant des jours simplement parce que personne ne la suit.
Omar, propriétaire de Cedar & Co., gère un carnet de commandes mixte avec Delta Garments : certains modèles commandés une fois comme Make to Order, d'autres restockés à plusieurs reprises comme Make to Stock, ensemble un mélange hybride à travers son activité domestique. À tout moment, Omar a plusieurs demandes ouvertes à la fois : une en attente du devis de Delta Garments, une où il décide encore des conditions, une déjà acceptée et passant à la production. Cette leçon réunit tout ce qui a été enseigné plus tôt dans ce cours, lire une demande, la chiffrer, fixer ses conditions, et la présenter, dans une seule feuille de suivi qui montre l'étape propre de chaque demande en un coup d'œil.
Vous avez besoin de : les leçons 1.1 à 1.4, car cette leçon réunit les compétences de lecture, chiffrage, conditions et présentation déjà enseignées, plutôt que d'en introduire une nouvelle.
À la fin de cette leçon, vous pouvez :
Non couvert ici : cette leçon est le récapitulatif propre du cours et n'introduit pas de nouvelles règles de lecture, chiffrage, fixation de conditions ou présentation ; celles-ci sont couvertes dans les leçons 1.1 à 1.4.
| Terme | Signification |
|---|---|
| Feuille de suivi | Une seule feuille enregistrant l'étape propre de chaque demande ouverte, du premier message au devis accepté, en un seul endroit. |
| Étape de la demande | Le point qu'une demande a atteint : reçue, spécification confirmée, devis envoyé, conditions convenues, ou acceptée. |
| Demande bloquée | Une demande restée à la même étape plus longtemps que prévu, généralement parce qu'une question ou une réponse est encore en attente. |
| Carnet de commandes | L'ensemble complet des commandes ouvertes et confirmées d'un acheteur ou d'une usine, suivies ensemble plutôt qu'une à la fois. |
| Taux de conversion | La part des demandes qui atteignent un devis accepté, sur toutes les demandes reçues dans une période donnée. |
| Carnet de commandes mixte | Un carnet de commandes contenant plus d'un modèle économique, tel que des commandes Make to Order et Make to Stock ensemble, suivies dans la même feuille. |
Une feuille de suivi existe pour répondre à une question en un coup d'œil : où en est actuellement chaque demande ouverte ? Une feuille complète donne à chaque demande sa propre ligne, enregistrant l'acheteur, le produit, l'étape atteinte, et la date de son dernier mouvement. Sans cela, une demande en attente d'une réponse ressemble identique à une que personne n'a touchée depuis une semaine, et les deux ressemblent à une déjà acceptée, et les problèmes passent inaperçus jusqu'à ce qu'un acheteur demande pourquoi rien ne s'est passé.
| Ce qui peut différer | Les formes que vous rencontrerez | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Usine suivant les demandes de nombreux acheteurs | Delta Garments suit les demandes de plusieurs acheteurs à la fois, export et domestique, chacune avec sa propre étape, pour que Mona voie en un coup d'œil quelle demande attend une réponse depuis le plus longtemps. | Sans une seule feuille partagée, différents merchandisers gérant différents acheteurs peuvent perdre le suivi de quelles demandes sont bloquées et ont besoin d'un suivi. |
| Acheteur suivant les devis de plusieurs usines | Un acheteur s'approvisionnant auprès de plus d'une usine, comparant des devis pour le même modèle, suit le devis propre de chaque usine dans une feuille pour comparer prix, MOQ et délai côte à côte. | Comparer des devis ne fonctionne proprement que si les conditions de chaque usine sont enregistrées dans le même format, dans la même feuille, plutôt que dispersées dans des messages séparés. |
| Acheteur domestique, carnet de commandes MTO et MTS mixte | Cedar & Co. suit à la fois les modèles MTO ponctuels et les modèles de stock MTS répétés dans la même feuille, car une commande MTS répétée bloquée peut rester inaperçue aussi facilement qu'une commande MTO bloquée si les deux sont suivies séparément. | Un carnet de commandes hybride a besoin d'une feuille, non de deux, car un acheteur comme Omar a besoin de voir tout son engagement envers Delta Garments à la fois, non deux images déconnectées. |
| Revue de gestion de tout le carnet de commandes | Un propriétaire d'usine ou la direction d'un acheteur révise périodiquement la feuille de suivi pour demander combien de demandes ont converti en devis acceptés le mois dernier, et combien de temps chaque étape prend typiquement. | Une feuille de suivi qui enregistre les dates à chaque étape peut répondre directement à une question de taux de conversion, sans que personne n'ait à reconstruire l'historique à partir d'anciens messages. |
La feuille de suivi de Cedar & Co. montre actuellement cinq éléments ouverts avec Delta Garments : deux modèles MTO et trois modèles MTS répétés, à différentes étapes. Omar révise la feuille et remarque qu'une demande MTS répétée, pour le même modèle suivi en leçon 1.3, est restée à « devis envoyé » pendant neuf jours, bien au-delà des deux ou trois jours que les conditions d'un modèle répété prennent normalement pour être convenues.
| Demande | Modèle économique | Étape | Jours à cette étape |
|---|---|---|---|
| Modèle 1, MTO nouveau | MTO | Spécification confirmée | 2 |
| Modèle 2, MTS répété | MTS | Devis envoyé | 9 |
| Modèle 3, MTS répété | MTS | Conditions convenues | 1 |
| Modèle 4, MTO nouveau | MTO | Acceptée | - |
| Modèle 5, MTS répété | MTS | Reçue | 1 |
L'écart de neuf jours sur le Modèle 2 ressort clairement par rapport à l'écart d'un jour du Modèle 3 pour un modèle répété similaire, incitant Omar à faire un suivi direct plutôt que de supposer que le devis est simplement encore en considération.
The worked numberAu cours du dernier mois complet, la feuille de suivi de Cedar & Co. a enregistré huit demandes envoyées à Delta Garments, dont six ont atteint un devis accepté.
Des deux demandes qui n'ont pas converti, la feuille montre les deux bloquées à l'étape devis envoyé pendant plus d'une semaine avant que Cedar & Co. ne choisisse un fournisseur différent à la place.
Une erreur courante est de suivre les demandes MTO et MTS dans deux feuilles séparées, sur le raisonnement que les commandes MTS répétées sont plus simples et ont besoin de moins d'attention que les nouveaux modèles MTO. Ce raisonnement manque le fait qu'une commande MTS répétée bloquée, comme le Modèle 2 dans le propre carnet de commandes d'Omar, peut rester tout aussi inaperçue qu'une commande MTO bloquée si personne ne scanne cette seconde feuille avec la même discipline.
Cette erreur coûte de vraies affaires quand elle passe inaperçue. Le blocage de neuf jours du Modèle 2, s'il était passé inaperçu dans une seconde feuille séparée et moins surveillée, aurait pu conduire Cedar & Co. à placer la même commande répétée chez une usine domestique différente à la place, une perte d'affaires répétées qu'une seule feuille régulièrement scannée aurait repérée après deux ou trois jours au lieu de neuf. Suivre chaque demande, MTO et MTS confondues, dans la même feuille ne coûte rien de plus et repère exactement ce type de blocage avant qu'il ne devienne une commande perdue.
Une entreprise gère rarement une demande à la fois ; plusieurs sont ouvertes ensemble, chacune à un point différent entre le premier message et un devis accepté. Une feuille de suivi donne à chaque demande ouverte sa propre ligne, montrant quelle étape elle a atteinte et depuis combien de temps elle y est. Lire la feuille régulièrement montre quelle demande a attendu trop longtemps et a besoin d'un suivi, que ce soit un tout nouveau modèle ou une simple commande répétée. La feuille peut aussi répondre à de plus grandes questions plus tard, comme combien de demandes se transforment en vraies commandes chaque mois. Garder chaque demande, de chaque modèle économique, dans une feuille est ce qui rend un blocage visible avant qu'il ne devienne une commande perdue.
La revue de gestion de Cedar & Co. demande à Omar de rapporter le taux de conversion du mois dernier avec Delta Garments, et d'expliquer, en utilisant la feuille de suivi, pourquoi les deux demandes qui n'ont pas converti ont été perdues.
Omar peut-il répondre à la question de la direction directement à partir de la feuille de suivi, ou doit-il reconstruire l'historique à partir d'anciens messages d'abord ? Décidez avant d'ouvrir la réponse.
Omar peut répondre directement à partir de la feuille de suivi, car elle enregistre déjà l'étape et la date de chaque demande, y compris les deux qui n'ont pas converti. 6 ÷ 8 = 75% de taux de conversion, et les deux demandes non converties montrent le même schéma de blocage « devis envoyé » se répétant maintenant sur le Modèle 2.
Premièrement, parce que la feuille a enregistré l'étape et la date de chaque demande au fur et à mesure, Omar n'a pas besoin de chercher dans d'anciens messages pour répondre à la question de la direction ; le chiffre et la raison sont déjà dans la feuille.
Deuxièmement, Omar peut aussi signaler à la direction que le blocage actuel de neuf jours du Modèle 2 correspond exactement au schéma derrière les deux pertes du mois dernier, transformant le rapport en avertissement qui permet à la direction d'agir sur le Modèle 2 maintenant, avant qu'il ne devienne une troisième demande perdue.
La demande bloquée, le Modèle 2, porte sur une quantité de 6,000 pièces, à l'échelle propre fixe de la Commande A, prix FOB 3.20 USD par pièce, une valeur de commande de 19,200 USD.
Réviser la feuille de suivi et faire un suivi sur le Modèle 2 aujourd'hui, plutôt que de le laisser atteindre neuf jours inaperçu, ne coûte à Omar que le temps qu'il faut pour envoyer un message à Delta Garments demandant une mise à jour.
Une seule feuille de suivi régulièrement scannée est ce qui transforme un schéma coûteux et répété d'affaires perdues en un seul court message de suivi envoyé à temps.
Ouvrez la Feuille de suivi du classeur du cours, qui combine les feuilles Journal des demandes, Construction du devis, Conditions, et Journal de présentation des leçons 1.1 à 1.4 en une ligne par demande, avec son étape actuelle et ses jours à cette étape calculés automatiquement.
Téléchargez la feuille de travail complète, avec les cinq demandes actuelles de Cedar & Co. déjà remplies, depuis le lien sur la page de ce cours.
1. Quel est le but principal d'une feuille de suivi qui liste chaque demande ouverte dans une ligne chacune ?
2. Pourquoi les demandes MTO et MTS devraient-elles être suivies dans la même feuille plutôt que dans deux séparées ?
3. Une feuille de suivi montre 10 demandes envoyées le mois dernier, dont 7 ont atteint un devis accepté. Quel est le taux de conversion ?
| FR | EN | AR | TR | Signification |
|---|---|---|---|---|
| Feuille de suivi | Tracking sheet | ورقة تتبع | Takip sayfası | Une seule feuille enregistrant l'étape propre de chaque demande ouverte, du premier message au devis accepté, en un seul endroit. |
| Étape de la demande | Enquiry stage | مرحلة الاستفسار | Talep aşaması | Le point qu'une demande a atteint : reçue, spécification confirmée, devis envoyé, conditions convenues, ou acceptée. |
| Demande bloquée | Stalled enquiry | استفسار متوقف | Durmuş talep | Une demande restée à la même étape plus longtemps que prévu, généralement parce qu'une question ou une réponse est encore en attente. |
| Carnet de commandes | Order book | دفتر الطلبيات | Sipariş defteri | L'ensemble complet des commandes ouvertes et confirmées d'un acheteur ou d'une usine, suivies ensemble plutôt qu'une à la fois. |
| Taux de conversion | Conversion | معدل التحويل | Dönüşüm oranı | La part des demandes qui atteignent un devis accepté, sur toutes les demandes reçues dans une période donnée. |
| Carnet de commandes mixte | Mixed order book | دفتر طلبيات مختلط | Karma sipariş defteri | Un carnet de commandes contenant plus d'un modèle économique, tel que des commandes Make to Order et Make to Stock ensemble, suivies dans la même feuille. |
Ce cours est complet. Vous pouvez maintenant lire une demande, la chiffrer, fixer ses conditions, la présenter, et la suivre, du premier message au devis accepté, à travers un carnet de commandes mixte d'affaires export et domestiques, MTO et MTS. Retour à la carte du cours