Bir ticari fatura, malların fiyatını ve değerini beyan eder; bir çeki listesi ise aynı malların nasıl paketlendiğini beyan eder. İkisi de malları sevk eden kişi tarafından hazırlanır; bu, yurt dışına bir ihracat siparişi gönderen bir fabrika olabileceği gibi, kendi fabrikasından kendi mağazalarına stok taşıyan yerli bir marka da olabilir. Bunları daha sonra okuyan kişi, bir banka, bir gümrük idaresi veya bir markanın kendi depo ekibi olsun, bir belgeyi diğeriyle kontrol eder, çünkü ikisi arasındaki bir uyuşmazlık, sevkiyatın kendisinde bir şeylerin yanlış olduğunun bir işareti olarak değerlendirilir.
Bu beceri olmadan, bir sevkiyat, kendi faturasının gönderildiğini söylediği şeyle eşleşmeyen kolilerle gelebilir ve hiç kimse malların kaybolup kaybolmadığını, yanlış paketlenip paketlenmediğini veya hiç yüklenip yüklenmediğini söyleyemez. Bu ders, her belgenin tam olarak ne içermesi gerektiğini belirtir, "eşleşme"nin satır satır ne anlama geldiğini gösterir ve yerli bir markanın mallar fabrikadan çıkmadan önce kendi iki belgesini kontrol ettiği vakayı işler.
İhtiyacınız olan: 14.2.1 dersinin kendi temel belgeler listesi, çünkü bu ders yeni belgeler tanıtmak yerine o listeden iki belgeyi ayrıntılı olarak açar.
Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:
Burada kapsanmayan: konşimento ve üzerinde adı geçen taraflar 14.2.3 dersinin kendi konusudur. Menşe şahadetnamesi 14.2.4 dersinin kendi konusudur.
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Ticari fatura | Sevk edilen malların fiyatını ve değerini beyan eden, gümrük ve banka tarafından kullanılan belge. |
| Çeki listesi | Malların nasıl paketlendiğini beyan eden belge: her kolide kaç adet olduğu ve toplam kaç koli olduğu. |
| Belge uyuşmazlığı | Aynı sevkiyatı tanımlayan iki belge arasındaki bir anlaşmazlık, örneğin fatura ile çeki listesi arasında farklılık gösteren bir miktar. |
| Koli sayısı | Bir sevkiyatın paketlendiği toplam koli sayısı, çeki listesinde belirtilir ve fiilen yüklenenle karşılaştırılır. |
| Kalem satırı | Bir belgenin bir ürünü, miktarı veya değeri tanımlayan bir satırı; başka bir belgedeki aynı satıra göre tek tek kontrol edilir. |
Ticari fatura, siparişteki her ürün için, sevk edilen miktarı, birim fiyatı ve toplam değeri beyan eder; bir banka veya gümrüğün sevkiyatın değerini doğrulayabilmesi için vardır. Çeki listesi, aynı sevkiyat için, her kolide kaç adet olduğunu, toplam kaç koli olduğunu ve her kolinin ağırlığını beyan eder; sevkiyatı boşaltan herkesin hiçbir şeyin eksik olmadığını doğrulayabilmesi için vardır. İki belge, aynı fiziksel malları iki farklı açıdan tanımlar, bu yüzden ikisinin de adlandırdığı herhangi bir miktar, en önemlisi sevk edilen toplam parça sayısı, her ikisinde de aynı olmalıdır; bir uyuşmazlık, küçük bir farkın normal olduğu değil, iki belgeden birinin yanlış olduğu anlamına gelir.
| Neyin farklı olabileceği | Karşılaşacağınız biçimler | Neden önemli |
|---|---|---|
| Northline Apparel için Sipariş A gibi, akreditifli bir alıcı için ihracat, siparişe göre üretim | Bir banka faturayı ve çeki listesini akreditifin kendisine göre kontrol eder ve herhangi bir uyuşmazlıkta ödemeyi reddeder. | Bir uyuşmazlığın sonucu sadece kafa karışıklığı değildir; ödemenin gerçek bir gecikmesidir. |
| Açık hesaplı bir alıcı için ihracat, siparişe göre üretim | Alıcının kendi teslim alma ekibi, hiçbir banka dahil olmadan varışta eşleşmeyi kontrol eder. | Eşleştirme kuralının sadece bir bankayı tatmin etmek için değil, alıcıyı ve sevkiyatı korumak için var olduğunu doğrular. |
| Cedar & Co.'nun Delta Garments'tan kendi mağazalarına stok taşıması gibi, yerli, stoğa göre üretim malları | Cedar & Co.'nun kendi depo ekibi, hiçbir gümrük veya akreditif olmadan varışta faturayı çeki listesine göre kontrol eder. | Aynı eşleştirme disiplininin sadece sınır ötesi sevkiyatlara değil, tamamen yerli stok hareketlerine de uygulandığını gösterir. |
| Sipariş A gibi bir tişört değil, çorap veya ev tekstili siparişi | Kalem satırları parça yerine farklı birimleri (çift, takım) tanımlar, ancak her iki belgede de adlandırılan her miktarın uyuşması gerektiği kuralı aynı şekilde uygulanır. | Eşleştirme kuralının kesim-dikim hazır giyime özgü değil, sevk edilen her ürün için genel olduğunu doğrular. |
Yerli marka Cedar & Co., 12 mağazasıyla, Sipariş A'nın kendi spesifikasyonuna uygun bir tişört partisini Delta Garments'tan açık hesapla, ihracat için değil kendi yerli stoğu için satın alır. Cedar & Co.'nun sahibi Omar, Delta Garments'taki merchandiser Mona'dan, parti için hazırladığı ticari fatura ve çeki listesinin mallar fabrikadan Cedar & Co.'nun kendi mağazalarına gitmeden önce satır satır eşleştiğini onaylamasını ister. Bu yerli harekette ne banka ne de gümrük vardır, ancak Omar yine de aynı kontrolü ister, çünkü kendi mağazalarının tam olarak kaç parça ve koli geldiğini bilmesi gerekir.
Hesaplanan rakamCedar & Co.'nun kendi partisi, bu akademide Sipariş A'nın kendi spesifikasyonuna uygun bir parça için kullanılan aynı referans rakamla fiyatlandırılır, böylece iki belge satır satır kontrol edilebilir.
Yaygın bir hata, 3,000 adet beyan eden bir fatura ile toplamı 2,980 olan bir çeki listesi arasındaki küçük bir farkı, farkın tüm partiye göre küçük olduğu gerekçesiyle devam etmek için yeterince yakın kabul etmektir. Ne büyüklükte olursa olsun bir uyuşmazlık, iki belgenin farklı fiziksel gerçekleri tanımladığı anlamına gelir ve fark açıklanana kadar parti tam olarak doğrulanamaz; bu, sonunda belgelerden birindeki bir sayım hatası olarak mı yoksa sevkiyattan gerçekten yirmi parça eksik olarak mı ortaya çıkarsa çıksın geçerlidir.
Bir sevkiyat, aynı malları iki farklı açıdan tanımlayan iki ayrı kağıt taşır: biri malların gerçek değerini ve fiyatını söyler, diğeri ise tam olarak nasıl paketlendiklerini, her kolide kaç adet olduğunu söyler. İki kağıt da depoda fiilen duran aynı gerçek malları tanımladığından, adlandırdıkları toplam parça sayısı her ikisinde de tam olarak aynı olmalıdır, sadece yakın değil. Rakamlar uyuşmuyorsa, bir yerlerde gerçek bir şeyler yanlıştır; ya kağıtlardan biri nasıl yazıldıysa ya da sahada fiilen ne paketlendiyse, ve bu net bir şekilde çözülene kadar mallar bir adım bile hareket etmemelidir. Bu, mallar uzak bir yabancı alıcıya sınır geçsin ya da sadece bir yerli fabrikadan aynı ülkedeki tek bir markanın kendi mağazalarına taşınsın, hiç fark etmeksizin tamamen doğrudur.
Mona, Cedar & Co.'nun kendi partisi için hazırladığı iki belgeyi, Delta Garments'tan Cedar & Co.'nun kendi mağazalarına gitmesi gereken günden bir gün önce kontrol eder.
Mona'nın okuduğu belge:
Mona, fark 3,000'de sadece 50 adet olduğu için partiyi yarın planlandığı gibi göndermeli mi, yoksa 50 adetlik farkın açıklanmasına kadar sevkiyatı beklemeli mi? Cevabı açmadan önce karar verin.
Mona, sevkiyatı planlandığı gibi göndermek yerine 50 adetlik fark açıklanana kadar beklemelidir.
İlk gerçek. Ticari fatura 3,000 adet, çeki listesi ise toplam 2,950 adet beyan eder; iki belge aynı partiyi tanımlar ve aynı toplamı beyan etmelidir, bu yüzden bu bir yuvarlama farkı değil, gerçek bir uyuşmazlıktır.
İkinci gerçek. Belgelerden hiçbiri henüz depodaki bitmiş malların gerçek fiziksel bir sayımına karşı kontrol edilmemiştir, bu yüzden 50 adetin gerçekten eksik mi, bir koliye yanlış sayılmış mı, yoksa sadece iki kağıttan birinde yanlış beyan edilmiş mi olduğunu henüz kimse bilmiyor.
Partiyi planlandığı gibi göndermek, sevkiyatın kendi belgeleri bunu henüz doğrulayamazken Omar'a ve mağaza müdürlerine 3,000 adetin geldiğini söylemek olur; eğer 50 adet gerçekten eksikse, bunu parti mağazalara ulaştıktan sonra keşfetmek, uyuşmazlığı bugün fabrikada çözmekten çok daha pahalıya mal olur.
Bu kursun kullandığı referans birim fiyatına, Sipariş A'nın kendi sabit FOB'u olan parça başına USD 3,20'ye dayanarak: Cedar & Co.'nun kendi faturası ve çeki listesi arasındaki 50 adetlik bir fark, nerede olduğu doğrulanmamış USD 160 değerinde mal (3,20 × 50) temsil eder. Partinin kendi beyan edilen toplam değeri olan USD 9,600'e (3,20 × 3,000) karşı, bu, partinin toplam değerinin yaklaşık %1,7'sinin hesaba katılmadığı anlamına gelir; payı küçüktür, ancak uyuşmazlık çözülene kadar gerçekten doğrulanmamıştır ve mallar zaten 12 mağazaya dağıtıldıktan sonra bunu araştırmanın maliyeti, aynı gün fabrikada çözmekten çok daha yüksektir.
İhracat belge kontrol listesini açın ve ticari fatura ile çeki listesi için eşleşip eşleşmediklerini kaydedin; "Evet" işaretini yalnızca toplam parça rakamı satır satır karşılaştırıldıktan sonra koyun. Eşleşmeyi doğrulamadan bir belgeyi "Hazır" olarak işaretleyen bir kontrol listesi henüz tamamlanmış sayılmaz. İndirme bağlantısı: `templates/T14-C02-export-documentation-checklist.xlsx`.
1. Aynı sevkiyatı tanımlayan bir ticari fatura ve çeki listesi hakkında ne doğru olmalıdır?
2. İşlenen senaryoda, Mona neden Cedar & Co.'nun kendi sevkiyatını planlandığı gibi göndermek yerine beklemelidir?
3. Başka bir sevkiyatın çeki listesi, her biri 25 adetlik 40 koli beyan eder ve ticari faturası 1,000 adet beyan eder. İki belge eşleşiyor mu?
| TR | EN | AR | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Ticari fatura | Commercial invoice | الفاتورة التجارية | Facture commerciale | Sevk edilen malların fiyatını ve değerini beyan eden, gümrük ve banka tarafından kullanılan belge. |
| Çeki listesi | Packing list | قائمة التعبئة | Liste de colisage | Malların nasıl paketlendiğini beyan eden belge: her kolide kaç adet olduğu ve toplam kaç koli olduğu. |
| Belge uyuşmazlığı | Document mismatch | عدم تطابق المستندات | Discordance entre documents | Aynı sevkiyatı tanımlayan iki belge arasındaki bir anlaşmazlık, örneğin fatura ile çeki listesi arasında farklılık gösteren bir miktar. |
| Koli sayısı | Carton count | عدد الكراتين | Nombre de cartons | Bir sevkiyatın paketlendiği toplam koli sayısı, çeki listesinde belirtilir ve fiilen yüklenenle karşılaştırılır. |
| Kalem satırı | Line item | بند تفصيلي | Ligne de détail | Bir belgenin bir ürünü, miktarı veya değeri tanımlayan bir satırı; başka bir belgedeki aynı satıra göre tek tek kontrol edilir. |
Bir sonraki ders, bu dersin ayrıntılı olarak kapsamadığı tek temel belgeye, konşimentoya geçer ve onun üzerinde adı geçen üç tarafın kim olduğunu ve her birinin yüklemeden varış limanında teslimata kadar tam olarak neden sorumlu olduğunu öğretir. Kurs haritasına dön