Bir sevkiyatın fabrikadan çıkabilmesi için ihtiyaç duyduğu temel belgeler

Bu sayfa, bir sevkiyatın fabrikadan çıkmadan önce hangi belgelere ihtiyaç duyduğunu ve fabrikada bunları hazır tutmaktan kimin sorumlu olduğunu öğretir

Her ihracat sevkiyatı, mallarla birlikte küçük ve sabit bir belge seti taşır: bir ticari fatura, bir çeki listesi, gemi hattı düzenlediğinde bir konşimento ve alıcının ülkesi istediğinde bir menşe şahadetnamesi. Bir merchandiser veya fabrikanın kendi sevkiyat görevlisi, bunları mallar limana ulaşmadan önce hazırlar, çünkü gemi hattı bunlar olmadan bir konteyneri yüklemez ve banka da bunlar olmadan bir akreditif kapsamında ödemeyi serbest bırakmaz.

Bu beceri olmadan, bir fabrika eksik belgeyi ancak limanda, konteyner zaten rezerve edilmiş ve mallar zaten paketlenmişken öğrenir; kaçırılan bir sefer, belgeyi önceden hazırlamanın aldığı bir saatten çok daha pahalıya mal olur. Bu ders temel belge setini adlandırır, her belgeyi Sipariş A'nın sabit 16 haftalık zaman çizelgesinde konumlandırır ve bir fabrikanın bu seti gerçek bir sipariş için hazırladığı vakayı işler.

Neye ihtiyacınız var ve bu ders neyi kapsamıyor

İhtiyacınız olan: bu kursta önceki bir ders yok; bu, kursun ilk dersidir. Bu akademide başka yerlerde de kullanılan Sipariş A'nın sabit FOB'u ve 16 haftalık zaman çizelgesi hakkında genel bir aşinalık varsayılır.

Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:

• bir sevkiyatın fabrikadan çıkmadan önce ihtiyaç duyduğu dört temel belgeyi adlandırmak;
• hangi belgenin hangi diğer belgeye bağlı olduğunu ve hangi sırayla hazır hale geldiklerini belirtmek;
• her belgeyi Sipariş A'nın sabit 16 haftalık zaman çizelgesine ve liman kesim gününe göre konumlandırmak;
• bir gemi hattının veya bankanın belirli bir belge olmadan neden işlem yapmayı reddettiğini açıklamak;
• bir menşe şahadetnamesinin ne zaman gerekli olduğunu ve ne zaman olmadığını tanımak.

Burada kapsanmayan: bir ticari fatura ve çeki listesinin tam olarak ne beyan etmesi gerektiği ve ikisinin neden eşleşmesi gerektiği, 14.2.2 dersinin kendi konusudur. Bir konşimentoyu ayrıntılı okumak 14.2.3 dersinin kendi konusudur. Menşe şahadetnamesinin kendisi 14.2.4 dersinin kendi konusudur.

Bu derste karşılaşacağınız kelimeler

Bir sevkiyatın ticari faturası ve çeki listesi yüklemeden önce hazır olmalı, konşimentosu yükleme sırasında düzenlenmeli ve menşe şahadetnamesi yalnızca alıcının ülkesi bunu istediğinde gerekir

Neredeyse her ihracat sevkiyatının taşıdığı temel seti dört belge oluşturur. Ticari fatura ve çeki listesi fabrikanın kendi belgeleridir; ikisi de mallar limana ulaşmadan önce tamamlanmalı ve kontrol edilmelidir, çünkü hem gemi hattı hem de varış gümrüğü ikisini de okur. Konşimento fabrikanın kendi belgesi değildir; gemi hattı bunu ancak mallar fiilen yüklendiğinde düzenler, dolayısıyla bu andan önce var olamaz. Bir menşe şahadetnamesi her zaman gerekli değildir; bazı alıcı ülkeleri bir vergi oranı veya ticaret anlaşması avantajı uygulamak için bunu ister, bazıları istemez, bu yüzden bir fabrika her zaman gerektiğini varsaymak yerine alıcının kendi talimatlarını kontrol eder.

Aynı dört belge mantığı her sevkiyata uygulanır, ancak fiilen hangi belgelerin gerekli olduğu ve kimin bunları kontrol ettiği farklılık gösterir

Meridian Sourcing konteynerin yüklemesini rezerve etmeden önce Delta Garments Sipariş A'nın temel belgelerini hazırlar

Delta Garments'ta merchandiser olan Mona, Northline Apparel için %5 komisyonla çalışan Mısır'daki acente Meridian Sourcing aracılığıyla düzenlenen Sipariş A'nın Northline Apparel'e sevkiyatını hazırlıyor. Sipariş A akreditifle ödeniyor, bu yüzden Mona bankanın ödemeyi serbest bırakmadan önce her belgeyi buna göre kontrol edeceğini biliyor. Bitmiş, paketlenmiş mallardan ticari fatura ve çeki listesini hazırlıyor ve yükleme fiilen gerçekleştiğinde gemi hattının konşimentoyu düzenlemesini bekliyor. Northline'ın kendi ülkesi bir tane istediği için, liman kesim tarihinden yeterince önce Mısır Ticaret Odası'ndan bir menşe şahadetnamesi de talep ediyor.

Sipariş A'nın dört temel belgesini sabit 16 haftalık zaman çizelgesine ve liman kesim gününe göre konumlandırmak

Sipariş A'nın sabit zaman çizelgesi, liman kesiminin 13. günde ve seferin 16. günde olduğu 16 haftalık bir programda "muayene, paketleme ve belgeler" için bir hafta ayırır.

Herhangi bir ihracat siparişi için sevkiyatın temel belge setini nasıl hazırlarsınız

1. Alıcının kendi talimatlarını ve ödeme şartlarını kontrol edin, hangi belgelerin gerekli olduğunu ve bir akreditifin söz konusu olup olmadığını doğrulamak için.
2. Ticari faturayı ve çeki listesini hazırlayın, liman kesim tarihinden önce, bitmiş ve paketlenmiş mallardan.
3. Alıcının ülkesi gerektirdiğinde bir menşe şahadetnamesi talep edin, ticaret odası gibi tanınmış bir kurumdan, kesimden yeterince önce.
4. Gemi hattıyla rezervasyonu onaylayın ve malları liman kesim tarihine kadar yükleme için teslim edin.
5. Yükleme onaylandığında konşimentoyu gemi hattından alın ve seti göndermeden önce diğer belgelerle karşılaştırın.

Menşe şahadetnamesini alıcının kendi talimatlarını kontrol etmek yerine isteğe bağlı bir evrak olarak görmek

Yaygın bir hata, belirli alıcı ülkesinin fiilen ne gerektirdiğini kontrol etmek yerine, her ihracat sevkiyatı için bir menşe şahadetnamesinin gerekli olduğunu veya hiçbir zaman gerekli olmadığını varsaymaktır. Hiçbir zaman gerekli olmadığını varsaymak, sevkiyatı vardığı anda alıcının gümrüğünde takılı bırakabilir, çünkü gümrük beklemediği bir belge olmadan doğru vergi oranını uygulayamaz; her zaman gerekli olduğunu varsaymak ise sevkiyatın gerçekte ihtiyaç duymadığı bir belgeyi talep ederek günler kaybedebilir, oysa bu günler her zaman gerekli olan iki belgeye ayrılabilirdi.

• Her ihracat sevkiyatı, liman kesim tarihinden önce hazır bir ticari fatura ve çeki listesine ihtiyaç duyar.
• Bir konşimento, mallar fiilen yüklenmeden önce var olamaz.
• Bir menşe şahadetnamesi yalnızca alıcının kendi ülkesi bunu istediğinde gereklidir.
• Bir akreditif, bankanın ödeme yapmadan önce bu belgeleri siparişe göre kontrol ettiği anlamına gelir; açık hesap, aynı belgelerin hâlâ gerekli olduğu, sadece bir banka tarafından kontrol edilmediği anlamına gelir.
• Yerli bir sevkiyat ne konşimentoya ne de menşe şahadetnamesine ihtiyaç duyar.
• Sipariş A'nın sabit zaman çizelgesi, muayene, paketleme ve belgeler için bir hafta ayırır ve 13. gündeki liman kesimiyle sona erer.

Karim, liman kesiminden iki gün önce Sipariş A'nın menşe şahadetnamesinin hâlâ talep edilmediğini fark eder

Delta Garments'ta üretim müdürü olan Karim, Mona'nın fabrikadan bir günlüğüne uzakta olduğu sırada onun isteği üzerine, liman kesiminden iki gün önce Sipariş A'nın belge dosyasını kontrol eder.

• Ticari fatura ve çeki listesinin ikisi de tamamlanmış ve paketlenmiş kolilerle eşleşiyor.
• Sipariş A, kendi ülkesi belirtilen bir değerin üzerindeki her sevkiyat için bir menşe şahadetnamesi gerektiren Northline Apparel'e gönderiliyor; bu, Northline'ın alıcı talimatlarında zaten doğrulanmıştır.
• Mısır Ticaret Odası'ndan henüz bir menşe şahadetnamesi talep edilmedi ve odanın kendi beyan ettiği süre iki iş günüdür.
• Liman kesimine iki gün var; sefer bundan üç gün sonra.

Karim'in okuduğu belge:

Karim, aynı gün teslimatı garanti etmek için ticaret odasının kendi ekspres ücretini ödemek pahasına da olsa menşe şahadetnamesini bugün mü talep etmeli, yoksa Mona'nın yarın dönmesini bekleyip normal süreçle mi talep etmeli? Cevabı açmadan önce karar verin.

İhracat belge kontrol listesi: her temel belgeyi, durumunu ve zaman çizelgesindeki son tarihini kaydetmek

İhracat belge kontrol listesini açın ve bir sevkiyat için her temel belgeyi (ticari fatura, çeki listesi, konşimento, gerekliyse menşe şahadetnamesi), hazır olup olmadığını ve siparişin zaman çizelgesinde hangi noktaya kadar gerekli olduğunu kaydedin. Bir belgesi işaretlenmemiş kontrol listesi henüz tamamlanmış sayılmaz. İndirme bağlantısı: `templates/T14-C02-export-documentation-checklist.xlsx`.

İhracat belge kontrol listesi dosyasını indirin (Excel)

Ticari fatura ve çeki listesinin ne beyan etmesi gerektiği ve neden eşleşmeleri gerektiği

Bir sonraki ders, bu dersin yalnızca adını verdiği iki belgeyi açar ve her birinin tam olarak ne beyan etmesi gerektiğini ve ikisinin neden satır satır eşleşmesi gerektiğini öğretir. Kurs haritasına dön