Une facture commerciale indique le prix et la valeur des marchandises ; une liste de colisage indique comment ces mêmes marchandises sont emballées. Les deux sont préparées par quiconque expédie les marchandises, que ce soit une usine envoyant une commande à l'export à l'étranger ou une marque domestique déplaçant du stock de sa propre usine vers ses propres boutiques. Quiconque les lit ensuite, une banque, une douane, ou l'équipe d'entrepôt d'une marque, vérifie un document par rapport à l'autre, car une discordance entre les deux est traitée comme un signe que quelque chose ne va pas dans l'expédition elle-même.
Sans cette compétence, une expédition peut arriver avec des cartons qui ne correspondent pas à ce que sa propre facture dit avoir été envoyé, et personne ne peut dire si des marchandises ont disparu, ont été mal emballées, ou n'ont jamais été chargées du tout. Cette leçon indique exactement ce que chaque document doit contenir, montre ce que « correspondre » signifie réellement ligne par ligne, et détaille le cas d'une marque domestique vérifiant ses deux propres documents avant que les marchandises ne quittent l'usine.
Vous avez besoin de : la propre liste de documents essentiels de la leçon 14.2.1, puisque cette leçon ouvre deux de ces documents en détail plutôt que d'en introduire de nouveaux.
À la fin de cette leçon, vous pourrez :
Non couvert ici : le connaissement et les parties qui y sont nommées sont le sujet de la leçon 14.2.3. Le certificat d'origine est le sujet de la leçon 14.2.4.
| Terme | Signification |
|---|---|
| Facture commerciale | Le document qui indique le prix et la valeur des marchandises expédiées, utilisé par la douane et par la banque. |
| Liste de colisage | Le document qui indique comment les marchandises sont emballées : combien de pièces par carton, et combien de cartons au total. |
| Discordance entre documents | Un désaccord entre deux documents décrivant la même expédition, comme une quantité qui diffère entre la facture et la liste de colisage. |
| Nombre de cartons | Le nombre total de cartons dans lesquels une expédition est emballée, indiqué sur la liste de colisage et vérifié par rapport à ce qui est réellement chargé. |
| Ligne de détail | Une rangée d'un document décrivant un produit, une quantité ou une valeur, vérifiée une à une par rapport à la même rangée sur un autre document. |
Une facture commerciale indique, pour chaque produit de la commande, la quantité expédiée, le prix unitaire, et la valeur totale ; elle existe pour qu'une banque ou une douane puisse confirmer la valeur de l'expédition. Une liste de colisage indique, pour la même expédition, combien de pièces sont dans chaque carton, combien de cartons au total, et le poids de chaque carton ; elle existe pour que quiconque décharge l'expédition puisse confirmer que rien ne manque. Les deux documents décrivent les mêmes marchandises physiques sous deux angles différents, donc toute quantité qu'ils nomment tous deux, le plus important étant le total des pièces expédiées, doit être identique sur les deux ; une discordance signifie que l'un des deux documents est faux, pas qu'une petite différence est normale.
| Ce qui peut différer | Les formes que vous rencontrerez | Pourquoi cela compte |
|---|---|---|
| Export, commande sur mesure pour un acheteur sous lettre de crédit, comme la Commande A pour Northline Apparel | Une banque vérifie la facture et la liste de colisage par rapport à la lettre de crédit elle-même, refusant le paiement sur toute discordance. | La conséquence d'une discordance n'est pas qu'une confusion ; c'est un véritable retard de paiement. |
| Export, commande sur mesure pour un acheteur en compte ouvert | La propre équipe de réception de l'acheteur vérifie la correspondance à l'arrivée, sans banque impliquée. | Confirme que la règle de correspondance existe pour protéger l'acheteur et l'expédition, pas seulement pour satisfaire une banque. |
| Marchandises domestiques sur stock, comme Cedar & Co. déplaçant du stock de Delta Garments vers ses propres boutiques | La propre équipe d'entrepôt de Cedar & Co. vérifie la correspondance entre la facture et la liste de colisage à l'arrivée, sans aucune douane ni lettre de crédit du tout. | Montre que la même discipline de correspondance s'applique aux mouvements de stock purement domestiques, pas seulement aux expéditions transfrontalières. |
| Une commande de bonneterie ou de linge de maison, pas un T-shirt comme la Commande A | Les lignes de détail décrivent des unités différentes (paires, ensembles) au lieu de pièces, mais la même règle, que toute quantité nommée sur les deux documents doit s'accorder, s'applique toujours. | Confirme que la règle de correspondance est générale à tout produit expédié, pas spécifique à la confection coupée-cousue. |
Cedar & Co., la marque locale avec 12 boutiques, achète un lot de T-shirts conformes à la propre fiche de la Commande A auprès de Delta Garments en compte ouvert, pour son propre stock domestique, pas pour l'export. Omar, le propriétaire de Cedar & Co., demande à Mona, la merchandiser chez Delta Garments, de confirmer que la facture commerciale et la liste de colisage qu'elle a préparées pour le lot correspondent ligne par ligne avant que les marchandises ne quittent l'usine pour les propres boutiques de Cedar & Co. Il n'y a ni banque ni douane dans ce mouvement domestique, mais Omar veut quand même la même vérification, car ses propres boutiques doivent savoir exactement combien de pièces et de cartons arrivent.
Le chiffre calculéLe propre lot de Cedar & Co. est fixé au même chiffre de référence utilisé dans toute cette académie pour une pièce conforme à la propre fiche de la Commande A, afin que les deux documents puissent être vérifiés ligne par ligne.
Une erreur courante consiste à accepter une petite différence, comme une facture indiquant 3,000 pièces contre une liste de colisage totalisant 2,980, comme suffisamment proche pour procéder, au motif que la différence est petite par rapport à l'ensemble du lot. Une discordance, quelle que soit sa taille, signifie que les deux documents décrivent des réalités physiques différentes, et le lot ne peut pas être confirmé complet tant que la différence n'est pas expliquée, qu'il s'agisse finalement d'une erreur de comptage sur l'un des documents ou de vingt pièces réellement manquantes de l'expédition.
Une expédition transporte deux papiers qui décrivent les mêmes marchandises sous deux angles : un papier dit ce que valent les marchandises, et l'autre dit exactement comment elles sont emballées. Parce que les deux papiers décrivent les mêmes marchandises réelles, le nombre total de pièces qu'ils nomment doit être le même sur les deux. Si les chiffres ne s'accordent pas, quelque chose ne va pas quelque part, soit dans la façon dont l'un des papiers a été rédigé, soit dans ce qui a réellement été emballé, et les marchandises ne devraient pas bouger tant que cela n'est pas réglé. Cela est vrai que les marchandises traversent une frontière vers un acheteur étranger ou se déplacent simplement d'une usine vers les propres boutiques d'une marque dans le même pays.
Mona vérifie les deux documents qu'elle a préparés pour le propre lot de Cedar & Co., la veille de son départ prévu de Delta Garments vers les propres boutiques de Cedar & Co.
Le document que Mona lit :
Mona doit-elle envoyer le lot demain comme prévu, puisque la différence n'est que de 50 pièces sur 3,000, ou retenir l'expédition jusqu'à ce que l'écart de 50 pièces soit expliqué ? Décidez avant d'ouvrir la réponse.
Mona doit retenir l'expédition jusqu'à ce que l'écart de 50 pièces soit expliqué, pas l'envoyer comme prévu.
Premier fait. La facture commerciale indique 3,000 pièces et la liste de colisage totalise 2,950 ; les deux documents décrivent le même lot et doivent indiquer le même total, donc c'est une discordance réelle, pas une différence d'arrondi.
Deuxième fait. Aucun des deux documents n'a encore été vérifié par rapport à un comptage physique réel des marchandises finies dans l'entrepôt, donc personne ne sait encore si 50 pièces manquent réellement, ont été mal comptées dans un carton, ou sont simplement mal indiquées sur l'un des deux papiers.
Envoyer le lot comme prévu dirait à Omar et à ses gérants de boutique que 3,000 pièces arrivent alors que les propres documents de l'expédition ne peuvent pas encore le confirmer ; si 50 pièces manquent réellement, le découvrir après que le lot atteint les boutiques coûte bien plus cher à tracer que résoudre la discordance à l'usine aujourd'hui.
Sur la base du prix unitaire de référence utilisé dans ce cours, le propre FOB fixe de la Commande A de USD 3,20 la pièce : un écart de 50 pièces entre la propre facture et la propre liste de colisage de Cedar & Co. représente USD 160 de marchandises (3,20 × 50) dont l'emplacement n'est pas confirmé. Face à la propre valeur totale indiquée du lot de USD 9,600 (3,20 × 3,000), cela représente environ 1,7 % de la valeur totale du lot non comptabilisée, une part petite, mais réellement non confirmée tant que la discordance n'est pas résolue, et le coût d'enquêter dessus plus tard, une fois les marchandises déjà réparties sur 12 boutiques, est bien plus élevé que de la résoudre à l'usine le jour même.
Ouvrez la Liste de contrôle des documents d'exportation et enregistrez, pour la facture commerciale et la liste de colisage, si elles correspondent, en marquant « Oui » une fois le chiffre total comparé. Une liste marquant un document « Prêt » sans confirmer la correspondance n'est pas complète. Lien : `templates/T14-C02-export-documentation-checklist.xlsx`.
Télécharger Liste de contrôle des documents d'exportation (Excel)
1. Que doit-il être vrai d'une facture commerciale et d'une liste de colisage décrivant la même expédition ?
2. Dans la situation détaillée, pourquoi Mona doit-elle retenir la propre expédition de Cedar & Co. plutôt que de l'envoyer comme prévu ?
3. La liste de colisage d'une autre expédition indique 40 cartons de 25 pièces chacun, et sa facture commerciale indique 1,000 pièces. Les deux documents correspondent-ils ?
| FR | EN | AR | TR | Signification |
|---|---|---|---|---|
| Facture commerciale | Commercial invoice | الفاتورة التجارية | Ticari fatura | Le document qui indique le prix et la valeur des marchandises expédiées, utilisé par la douane et par la banque. |
| Liste de colisage | Packing list | قائمة التعبئة | Çeki listesi | Le document qui indique comment les marchandises sont emballées : combien de pièces par carton, et combien de cartons au total. |
| Discordance entre documents | Document mismatch | عدم تطابق المستندات | Belge uyuşmazlığı | Un désaccord entre deux documents décrivant la même expédition, comme une quantité qui diffère entre la facture et la liste de colisage. |
| Nombre de cartons | Carton count | عدد الكراتين | Koli sayısı | Le nombre total de cartons dans lesquels une expédition est emballée, indiqué sur la liste de colisage et vérifié par rapport à ce qui est réellement chargé. |
| Ligne de détail | Line item | بند تفصيلي | Kalem satırı | Une rangée d'un document décrivant un produit, une quantité ou une valeur, vérifiée une à une par rapport à la même rangée sur un autre document. |
La prochaine leçon passe au seul document essentiel que celle-ci ne couvre pas en détail, le connaissement, et enseigne exactement qui sont ses trois parties nommées et ce dont chacune est responsable, du chargement jusqu'à la livraison au port de destination. Retour à la carte du cours