Bir siparişin bilgisi, malın kendisi kadar güvenilir şekilde neden hareket etmelidir

Bu sayfa, bir siparişin bilgisinin neden malı kadar güvenilir olması gerektiğini açıklar ve sipariş belgelerini okuyan veya ileten herkes içindir

Bir sipariş yalnızca kumaş, aksesuar ve dikişten ibaret değildir. Aynı zamanda bir bilgi akışıdır: ne üretilecek, ne kadar, hangi tarihte, hangi fiyata ve şu anda tam olarak nerede olduğu. Bir merchandiser, bir acente veya sipariş belgelerini okuyan ya da ileten herkes, üretimin doğru ve zamanında kumaşa bağlı olması gibi, bu bilginin doğru ve zamanında olmasına bağlıdır.

Güvenilir bilgi yoksa fabrika fiziksel olarak her şeyi doğru yapabilir, sipariş yine de başarısız olur. Kesimci, teknik pakette yazılan sayıya tıpatıp uyarak her parçayı kesebilir; ama bu sayı baştan yanlışsa, kesim yine kusursuz kalır ve mal yine yanlış çıkar. Bu ders, hiçbir fiziksel şey ters gitmemişken bilgi hatalarının neden fiziksel kusurlarla aynı ölçekte zarara yol açabildiğini ve bu riskin bilgi türüne göre neden farklı davrandığını anlatır.

Neye ihtiyacınız var ve bu ders neyi kapsamıyor

İhtiyacınız olan: yalnızca bu sayfa. 1.2 numaralı ders (mülkiyet), 5.1 (siparişin fiziksel aşamaları), 5.3 (beş ticari alan) ve 5.4 (durum takibi) örnek olarak anılır, ancak önce bunları okumuş olmanıza gerek yoktur.

Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:

• yanlış veya geç bilginin bir siparişi tıpkı fiziksel bir kusur kadar durdurabileceğini veya bozabileceğini açıklamak;
• bir siparişin bağlı olduğu dört bilgi türünü ve her biri başarısız olduğunda neyin bozulduğunu adlandırmak;
• bir acentenin bilgi aktarma rolünün neden özellikle bilgiye duyarlı olduğunu açıklamak;
• iki yanlış rakamdan hangisinin, her birinin ne kadar hızlı fark edileceğine göre daha riskli olduğuna karar vermek;
• yöntemi kullanarak bir siparişteki tek bir bilgi parçasının riskini değerlendirmek.

Burada kapsanmayan: bu bilgiyi tutan sistemler (Ders 9.2), bir satın alma siparişi, teknik paket ve maliyet tablosunun birbirine nasıl bağlandığı (Ders 9.3) ve bir siparişin tamamındaki yaygın hata örüntüleri (Ders 9.4).

Bu derste karşılaşacağınız kelimeler

Bir siparişin her fiziksel aşaması, doğru kişiye doğru ve zamanında ulaşan bir bilgiye bağlıdır

Bir sipariş fiziksel aşamalardan geçer: kumaş satın alınır, kesilir, dikilir, paketlenir, sevk edilir. 5.1 numaralı ders bu aşamaları adlandırmıştı. Her biri, hemen öncesinde doğru kişiye doğru ve zamanında ulaşan bir bilgi sayesinde doğru şekilde gerçekleşir: kesimciye ne keseceğini söyleyen teknik paket, fabrikaya neyin kararlaştırıldığını söyleyen satın alma siparişi, alıcıya malın zamanında gelip gelmeyeceğini söyleyen durum güncellemesi. Henüz hiçbir fiziksel şey ters gitmemişken bile, yanlış veya geç bilgi bir siparişi tıpkı fiziksel bir kusur kadar durdurabilir veya bozabilir.

Bilgi hataları dört farklı biçimde gelir ve her biri farklı bir şeyi bozar

Bir siparişin bilgisi tek bir şey değildir. Farklı kişiler tarafından oluşturulan, farklı kişilerin dayandığı birkaç farklı türdür ve her biri kendine özgü şekilde başarısız olur.

Meridian Sourcing, A siparişinin bilgisini Northline Apparel ile Delta Garments arasında aktarır

Meridian Sourcing, Mısır'da iki Avrupalı alıcı için %5 komisyonla çalışan bir acentedir. A siparişinde Meridian Sourcing, 15,000 tişörtün hiçbir parçasına sahip değildir veya onu üretmez: elyaf yetiştirmez, iplik eğirmez, kumaş kesmez, karton sevk etmez. Yaptığı şey, Northline Apparel ile Delta Garments arasında her iki yönde bilgi aktarmaktır: spesifikasyon detayları, ticari onaylar, numune yorumları, durum soruları.

Ne Northline Apparel ne de Delta Garments karşı tarafın kendi dahili bilgisini doğrudan göremez. Northline Apparel, Delta Garments'ın üretim sahasını veya dahili planlama notlarını göremez; Delta Garments, birisi kendisine söyleyene kadar Northline Apparel'in tasarım değişikliklerini veya kendi ticari kararlarını göremez. Meridian Sourcing'in mesajları, ele aldığı sipariş kısımlarında ikisi arasındaki tek bağlantıdır. Meridian Sourcing bir mesajı doğru şekilde aktarırsa, her iki taraf da hiç doğrudan konuşmadan doğru şekilde hareket edebilir. Aktarmazsa, orijinal bilgiyi hiçbiri yanlış yapmamış olsa bile her iki taraf da etkilenir. Meridian Sourcing'in bilgi aktarma rolü, A siparişinin başarısı için elyaf yetiştirme, eğirme veya dikiş gibi herhangi bir fiziksel aşama kadar kritiktir.

Belirgin bir alandaki yanlış rakam hızla fark edilir; sessiz bir alandaki yanlış rakam fark edilmez

Her yanlış rakam eşit derecede tehlikeli değildir. A siparişinin belgelerine tek bir yanlış rakamın girebileceği iki yolu karşılaştırın.

Birisi bunu yanlışlıkla 1,500 veya 150,000 olarak yazarsa, satın alma siparişini siparişin geri kalanına (rezerve edilen kumaş, planlanan takvim, fabrika kapasitesi) karşı okuyan hemen hemen herkes tutarsızlığı hızla fark eder, çünkü her iki rakam da sayfanın geri kalanının yanında açıkça yanlış görünür.

Kumaş tüketim rakamı veya kilogram başına fiyat gibi daha sessiz bir alandaki yanlış rakam ise aynı şekilde göze batmaz. Sayfada ilk bakışta ona ters düşen başka bir şey olmadığı için, onay sürecinden fark edilmeden geçip gider. Ortaya çıktığında, gerçek kumaş zaten satın alınmış veya gerçek para zaten yanlış rakama karşı taahhüt edilmiş olur ve kayıp önlenmek yerine artık kesinleşmiştir.

Bir siparişteki tek bir bilgi parçasının riskini değerlendirmek için dört adım

1. Belirle: bu belirli bilgiye hangi karar veya eylemin bağlı olduğunu. Bir kumaş tüketim rakamı ne kadar kumaş alınacağına karar verir; bir teslim tarihi sevkiyatın ne zaman planlanacağına karar verir.
2. Kontrol et: onu kimin oluşturduğunu ve kimin ona dayandığını. Bu, tam olarak bilgi haritasının kendi sütunlarının kaydettiği şeydir: belge, oluşturan, dayanan.
3. Sor: yanlışsa ne olacağını ve bunun ne kadar hızlı fark edileceğini. Sık kontrol edilen bir alandaki açıkça yanlış bir rakam hızla fark edilir; nadiren kontrol edilen bir alandaki ince şekilde yanlış bir rakam fark edilmez.
4. Muamele et: fark edilmesi zor olan yanlış bilgiyi, açıkça yanlış olandan daha yüksek risk olarak ele al ve sayfada sıradan görünse bile ona daha az değil daha fazla kontrol uygula.

Mal fiziksel, bilgi ise sadece kağıt işi olduğu için fiziksel sorunların her zaman daha büyük risk olduğunu varsaymak

Yaygın bir hata, kağıt işinin her zaman daha sonra düzeltilebileceği ama fiziksel bir kusurun düzeltilemeyeceği gerekçesiyle, bilgi güvenilirliğini fiziksel kaliteye göre ikincil bir konu olarak ele almaktır. Toplu kesime kadar fark edilmeyen, teknik paketteki yanlış bir ölçü, buna göre kesilen her parçayı tek seferde bozar. A siparişinde bu, tek bir yanlış rakamdan kesilen 15,000 parça demektir; üretimin kendisinden hiçbir fiziksel hata olmadan, fiziksel ölçekte sonucu olan saf bir bilgi hatasıdır. Bilgi güvenilirliği, fiziksel kalitenin yanında daha küçük bir mesele değildir; fiziksel kalitenin herhangi bir anlam ifade etmesi için bir ön koşuldur.

• Yanlış bilgi, fiziksel bir kusur kadar zarara yol açabilir, çünkü iş yanlış bir talimata karşı kusursuzca yapılabilir.
• Bir siparişin dört bilgi türü spesifikasyon, ticari, durum ve üçüncü taraftır; her biri kendi şekilde başarısız olur.
• Bir acentenin aktarımı, yalnızca ifadesi kadar güvenilirdir; orijinal talebi tam olarak iletmek yerine yeniden ifade etmek, ilk mesajın içerdiği bir detayı kaybetme riski taşır.
• Açıkça yanlış bir rakam (on kat çok büyük veya çok küçük bir miktar) genellikle bağlamı içinde okuyan herkes tarafından hızla fark edilir.
• İnce şekilde yanlış bir rakam (bir tüketim oranı, kilogram başına fiyat), gerçek kumaş veya gerçek para zaten taahhüt edilene kadar fark edilmeden kalabilir.
• Sessiz bir alana, gürültülü bir alan kadar özen gösterin; en büyük ve en geç ortaya çıkan kayıplara sessiz alanlar yol açar.

Meridian Sourcing bir numune onay mesajını yeniden ifade eder ve istenen bir ölçü değişikliğini kaybeder

Northline Apparel, A siparişi için Meridian Sourcing'e bir numune onay mesajı gönderir. Mesaj numuneyi genel olarak onaylar, ancak belirli bir değişiklik ister: toplu kesimden önce beden boyunun artırılması. Meridian Sourcing onayı Delta Garments'a iletir, ancak alıcının tam ifadesini iletmek yerine mesajı yeniden ifade eder ve istenen tek ölçü değişikliği, Delta Garments'a ulaşan mesajdan yanlışlıkla düşer.

Meridian Sourcing'in Delta Garments'a gerçekte gönderdiği mesaj şudur:

Alıcının orijinal mesajı, onaya ek olarak, beden boyunun artırılması gerektiğini söylüyordu. Bu cümle Meridian Sourcing'in ilettiği mesajda yer almadı.

Ortaya çıkan hatanın sorumlusu kim: orijinal talep için alıcı mı, aktarım için Meridian Sourcing mi? Cevabı açmadan önce karar verin.

Bilgi haritası tablosu: Meridian Sourcing'in kendi aktarım rolünün bu haritada nereye oturduğunu ekleyin

Çalışma kitabındaki Bilgi haritası sayfası, her belge için bir satıra sahiptir; sütunlar belge, oluşturan, dayanan, yanlışsa risk ve notlardır. Dört örnek satırla önceden doldurulmuştur: teknik paket, satın alma siparişi, maliyet tablosu ve konşimento.

Meridian Sourcing bunların hiçbirini oluşturmaz; yukarıdaki numune onay mesajı dahil, Northline Apparel ile Delta Garments arasında belge ve mesaj taşır. Meridian Sourcing'in ilettiği her belge için "dayanan" sütununa Meridian Sourcing'i kaydedin ve "yanlışsa risk" sütununda, aktarımın orijinal belgenin doğruluğundan bağımsız olarak doğruluğun kaybolabileceği bir adım eklediğini not edin.

Bilgi haritası tablosu dosyasını indirin (Excel)

Ders 9.2: Bu bilgiyi tutan temel sistemler

Artık bilgi güvenilirliğinin fiziksel kaliteden ayrı bir konu olduğunu biliyorsunuz. Bir sonraki ders, çoğu şirketin bu bilgiyi hafızaya veya dağınık mesajlara bağlı kalmadan tutmak için kullandığı sistemlere, ERP ve PLM'ye bakar. Kurs haritasına dön