Hata bir sonraki bölüme ulaşmadan önce her devirde veriyi kontrol etmek

Her devir bir kontrol noktasıdır, sadece bir mesaj değil

Sipariş A, Northline Apparel ile Delta Garments arasında onaylanmıştır: single jersey, 180 GSM, Ne 30/1 kumaştan 15.000 tişört. Delta Garments, ham kumaşı dokuma fabrikası Rowad Knits'ten satın alır; Rowad Knits, boyama ve kesim başlamadan önce kumaşın hazır olduğu bilgisini Delta'nın planlama ekibine devreder. Bir bölüm veya şirket başka birine bilgi gönderdiğinde, alıcı genellikle bu bilgiyle bir şey yapar: planlama kapasite ayırır, satın alma malzeme sipariş eder, üretim işi programlar, kalite muayeneyi hazırlar. Gelen bilgi yanlışsa, sonraki ekip yanlış işi doğru biçimde yapabilir.

Bu yüzden devrin kendisi, sadece bir mesajın gelmesi değil, bir kontrol noktası olarak ele alınmalıdır. Alıcının görevi yalnızca bir şey aldığını doğrulamak değildir. Daha güçlü alışkanlık, doğru bilginin doğru kaynaktan, kullanılabilir bir biçimde, güvenle harekete geçmeye yetecek kadar erken geldiğini doğrulamaktır.

Bu dersteki pratik kural basittir: bir devri kabul etmeden önce eksiksizliği, geçerliliği, tutarlılığı ve zamanlılığı kontrol edin. Kritik bir alan başarısız olursa, sonraki iş başlamadan önce devri durdurun, iade edin veya yükseltin.

Bu kursun ilk üç dersine ihtiyacınız var

Bu dersten önce şu üç fikri anlamalısınız:

• her önemli veri kaleminin açık bir sahibi olmalıdır;
• ekip tek bir güncel onaylı sürüm tutmalıdır;
• yeniden kullanılabilir ana veri, siparişe özgü işlem verisinden farklıdır.

Bu dersin sonunda şunları yapabileceksiniz:

• iki rol, bölüm veya şirket arasındaki bir devri tanımlamak;
• alıcı harekete geçmeden önce hangi alanların kritik olduğuna karar vermek;
• her alanın eksiksiz, geçerli, tutarlı ve zamanlı olup olmadığını kontrol etmek;
• eksik bir alanı çelişkili bir alandan ayırmak;
• açık bir gerekçeyle bir devri kabul etmek, reddetmek veya yükseltmek;
• sonucu kurs çalışma kağıdına kaydetmek.

Bu derste kapsanmayan: belirli bir yazılım sistemi. Aynı kontrol e-posta, tablo, paylaşılan sürücü, iş akışı aracı, ERP, PLM veya kağıt üzerinde çalışan bir işlemde de işe yarar.

Bir devri incelerken bu terimleri kullanın

Bir alan bir testi geçip diğerinde başarısız olabilir. Örneğin bir miktar mevcut olabilir, yani eksiksizdir, ama yine de onaylı alıcı satınalma siparişiyle çelişebilir, yani tutarsızdır.

Bir devri yalnızca alıcı kritik bilgiye göre güvenle hareket edebildiğinde kabul edin

İyi bir devrin üç parçası vardır: ne gönderdiğini bilen bir gönderen, neyi kontrol etmesi gerektiğini bilen bir alıcı ve kritik değerleri kanıtlayan onaylı bir kaynak. Alıcının tüm işi yeniden denetlemesine gerek yoktur. Sonraki eylem başlamadan önce önemli olan alanları doğrulaması gerekir.

Kontrol, faaliyetler arasındaki sınırda gerçekleşmelidir. Dokuma fabrikasından fabrikaya bir sınırdır. Merchandising'den satın almaya bir başkasıdır. Planlamadan üretime bir başkasıdır. Kaliteden sevkiyata bir başkasıdır. Rowad Knits, kumaşın hazır olduğu onayını Delta Garments'ın planlama ekibine devredebilir, planlama bir kesim talimatını üretime devredebilir ve kalite serbest bırakma bilgisini sevkiyata devredebilir.

Alıcı çelişkiyi iş başladıktan sonra fark ederse, daha fazla insan, malzeme veya zaman zaten işin içine girdiği için düzeltme maliyeti genellikle daha yüksektir.

Aynı dört kontrol farklı iş durumlarında işe yarar

Kontrol belirli bir şirket büyüklüğüne veya yazılıma bağlı değildir. Alıcının vermek üzere olduğu karara bağlıdır.

Rowad Knits Sipariş A kumaş verisini devreder ve Delta Garments kesimden önce çelişkili bir alanı durdurur

Rowad Knits, dokuma fabrikası, Sipariş A'nın ham kumaşını üretiyor: Northline Apparel ile onaylanmış ihracat siparişi için single jersey, 180 GSM, Ne 30/1 kumaştan 15.000 tişört. Rowad Knits'in planlama ekibi, kesimden önce Delta Garments'ın planlama ekibine bir kumaş hazır devri gönderir. Ticari ve teknik bilgiler kontrollü kayıtlar, tablolar ve mesajların bir karışımı üzerinden gelir.

Devir, kumaş miktarını, konstrüksiyonu, GSM'yi ve zamanlamayı içerir. Alanların çoğu mevcuttur. Ancak bir alan, güncel onaylı spesifikasyonla eşleşmiyor: belirtilen GSM rakamı kontrollü teknik pakete uymuyor. Delta Garments'taki planlamacı devam edebilir ve üretime alanın daha sonra doğrulanacağını söyleyebilir. Bu, programı hareket halinde tutar, ama aynı zamanda bilinen bir çelişkinin sonraki bölüme girmesine izin verir.

Doğru eylem, bu kritik alanda devri durdurmak, onaylı kaynağı belirlemek ve istisnayı iade etmek veya yükseltmektir. Planlama, zaten tutarsız olduğunu bildiği bir bilgiden bir kesim talimatı oluşturmamalıdır.

Bu, her küçük yazım hatasının işi durdurduğu anlamına gelmez. Ekip, sonraki eylem için hangi alanların kritik olduğunu tanımlamalıdır. Zararsız bir not-biçimi sorunu yerel olarak düzeltilebilir. Malzemeyi, miktarı, konstrüksiyonu, rengi, apreyi, zamanlamayı, fiyatı, uyumu veya sevkiyat talimatını değiştiren bir alan kontrollü düzeltme gerektirir.

Doğru aritmetik yanlış bir girdiyi kurtaramaz

Onaylı hesaplama örneği olarak Sipariş A'yı kullanın. Sipariş A 15.000 tişört içerir. Onaylı kumaş sarfiyatı, %7 marker firesi dahil parça başına 0,205 kg'dır.

Çarpma işlemi basittir. Bunun yerine, Rowad Knits'in kumaş planlama ekibine devredilen miktarın eski, onaylanmamış bir kaynaktan geldiğini düşünün. Ekip mükemmel şekilde hesaplayabilir ve yine de yanlış kumaş miktarını planlayabilir, çünkü girdinin kendisi yanlıştır.

Ana ders budur: veri kalitesi hesaplama kalitesinden önce gelir. Alıcı, kritik girdiyi bir sonraki hesaplamada kullanmadan önce onaylı kaynağına göre doğrulamalıdır.

Aynı ilke ticari değerler için de geçerlidir. Sipariş A parça başına 3,20 USD kullanır, dolayısıyla onaylı örnek şöyledir:

Yine, miktar veya birim fiyat yanlış sürümden geliyorsa, doğru bir formül yanlış bir ticari sonuç üretir.

Her önemli devirde altı adım kullanın

1. Gönderen ve alıcıyı belirtin. Bilgiyi kimin verdiğini ve kimin bu bilgiye göre hareket edeceğini yazın. Net bir alıcısı olmayan belirsiz bir devri kontrol etmek zordur.
2. Kritik alanları ve onaylı kaynaklarını belirleyin. Her şeyi eşit şekilde kontrol etmeye çalışmayın. Önce alıcının kararını veya işini değiştirebilecek alanlara odaklanın.
3. Eksiksizliği kontrol edin. Gerekli değerlerin, belgelerin ve onayların mevcut olduğunu doğrulayın. Boş bir kritik alan, devrin hazır olmadığı anlamına gelir.
4. Geçerliliği kontrol edin. Değerin izin verildiğini ve kullanılabilir olduğunu doğrulayın. Tarihler, birimler, kodlar, durum değerleri ve biçimler kabul edilen kurala uymalıdır.
5. Tutarlılığı kontrol edin. Değeri onaylı kaynakla ve ilgili alanlarla karşılaştırın. Bir alan mevcut ve geçerli görünebilir ama yine de onaylı spesifikasyon, sipariş veya güncel revizyonla çelişebilir.
6. Zamanlılığı kontrol edin, sonra karar verin. Bilgi güvenli bir eylem için çok geç geliyorsa istisnayı kaydedin. Devri yalnızca alıcı güvenle ilerleyebildiğinde kabul edin; aksi halde reddedin, iade edin veya yükseltin.

Sonucu veri kalitesi çalışma kağıdına kaydedin. Amaç izlenebilirliktir: neyin başarısız olduğu, düzeltmenin kime ait olduğu ve hangi eylemin alındığı.

Yaygın hata "doldurulmuş"u "doğru" sanmaktır

Ekipler genellikle görsel bir eksiksizlik kontrolü yapar: her hücrede bir şey var, dolayısıyla devir kabul edilir. Bu zayıf bir kontroldür. Tamamlanmış görünen bir satır eski bir tarih, geçersiz bir kod, çelişkili bir spesifikasyon veya gecikmiş bir onay içerebilir.

Bir diğer tuzak, "üretim sonra düzeltir" diyerek bilinen bir çelişkiyi kabul etmektir. Bu, sorunu daha pahalı bir aşamaya taşır. Malzeme sipariş edildikten, kapasite ayrıldıktan, bir makine ayarlandıktan veya belgeler hazırlandıktan sonra düzeltme zorlaşır.

Bu yüzden devir kontrolü, alıcı kaynak taahhüt etmeden veya bilgiyi daha ileriye göndermeden önce gerçekleşmelidir.

• Bir devir, gönderen ve alıcı arasında bir kontrol noktasıdır.
• Eksiksiz, gerekli tüm bilginin mevcut olduğu anlamına gelir.
• Geçerli, değerin izin verilen kurala veya biçime uyduğu anlamına gelir.
• Tutarlı, onaylı kaynak ve ilgili alanlarla uyuştuğu anlamına gelir.
• Zamanlı, alıcının güvenle hareket edebilmesi için yeterince erken geldiği anlamına gelir.
• Doldurulmuş bir alan yine de yanlış olabilir.
• Doğru aritmetik, girdi yanlışsa yine de yanlış ticari sonuç verebilir.
• Kritik çelişkiler, sonraki iş başlamadan önce durdurulmalıdır.
• Açık bir gerekçeyle kabul edin, reddedin, iade edin veya yükseltin.

Planlama, çelişkili bir kumaş alanı olan tamamlanmış görünen bir devir alıyor

Delta Garments'ın planlama ekibi, Rowad Knits'ten normal hibrit iş akışı üzerinden Sipariş A kumaş hazır devrini alır. Dokuma fabrikası kumaş miktarını, konstrüksiyonu, GSM'yi ve zamanlamayı göndermiştir. Hiçbir alan boş değildir. Planlamacı GSM alanını güncel onaylı teknik paketle karşılaştırır ve eşleşmediğini fark eder.

Kesim programı sıkıdır. Birisi planlamanın devam etmesini, kesim talimatını yayınlamasını ve GSM rakamını daha sonra doğrulamasını önerir, böylece zaman kaybedilmez. Odadaki herkes uyuşmazlığın muhtemelen bir yazım hatası olduğu konusunda hemfikirdir, ama kimse Rowad Knits'i arayıp gerçekten kontrol etmemiştir.

Cevabı açmadan önce planlamacının ne yapması gerektiğine karar verin.

Doğru karar hızı yavaşlatmak yerine korur. Programın daha sonra yeniden işlemeyi zorlayabilecek bilgi üzerine kurulmasını önler.

T17-C01 çalışma kağıdına bir devir satırı ekleyin

Kurs çalışma kitabını kullanın ve şunları kaydedin:

Rowad Knits'ten Delta Garments'a kumaş örneğiyle başlayarak, gerçek veya alıştırma bir devir için bunu yapın. Çalışma kağıdı kararı görünür kılmalı, fazladan bir anlatı yaratmamalıdır.

[Veri sahipliği ve veri kalitesi çalışma kitabını indirin](../../templates/T17-C01-data-ownership-data-quality.xlsx)

Veri sahipliği çalışma kağıdı dosyasını indirin (Excel)

Ders 1.5: Canlı bir sipariş için veri sahipliği ve veri kalitesi çalışma kağıdı oluşturmak

Sonraki derste sahiplik, onaylı sürümler, ana ve işlem verileri ile devir kontrollerini tek bir çalışma kağıdında birleştireceksiniz. Kurs haritasına dön