5.1. ders, onayı, fiyat teklifi/maliyetlendirme ile onaylar arasındaki aşama olarak adlandırdı. Bu ders o ana yakından bakar ve "onaylanmış"ın gerçekte ne gerektirdiğini sorar. Satın alma siparişi bir belgedir; onaylanmış sipariş ise her iki tarafı da bağlayacak kadar sabit ayrıntı taşıyan bir belgedir. İkisini aynı şey saymak yaygın ve maliyetli bir hatadır. Kesin bir teslim tarihi veya ödeme şartları eksik bir satın alma siparişine karşı onaylar aşamasını başlatan bir merchandiser, alıcının hâlâ değiştirebileceği bir belge etrafında gerçek numune turları ve fabrika zamanı planlamaktadır. Bu ders esasen tek bir bilgi akışını öğretir: bir fabrika bir siparişi onaylanmış sayıp onaylar aşamasına taşımadan önce, bir satın alma siparişinin yazılı olarak neyi belirtmesi gerektiğini. Ders sonunda, ihracat ya da yerel, herhangi bir satın alma siparişini aynı beş kontrole karşı denetleyebilirsiniz.
İhtiyacınız olan: 5.1. dersin beş genel sipariş aşaması, ve 1.4. dersin 14. iptal maddesi.
Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:
Burada kapsanmayan: bir sipariş gerçekten onaylandıktan sonra numunelerin nasıl onaylandığı (5.2. ders), ve üretim başladıktan sonra gerçek ilerlemenin planlanan tarihlere karşı nasıl izleneceği (5.4. ders).
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Satın alma siparişi | Miktarı, fiyatı ve teslim tarihini onaylayan, alıcıyı sipariş ettiği malların bedelini ödemeye bağlayan, alıcıdan gelen bir belge. |
| Onaylanmış sipariş | Her iki tarafın da yazılı olarak, ödeme güvencesi hazır şekilde üzerinde anlaştığı bir sipariş; bir fiyat teklifi veya görüşme değil. |
| Spesifikasyon referansı | Bir satın alma siparişinin işaret ettiği, adlandırılmış veya numaralandırılmış onaylı bir tech pack veya spesifikasyon; böylece her iki taraf da tam olarak neyin üretildiği konusunda anlaşır. |
| Teslimat şartları | Bir satın alma siparişinde teslimin gerçekleştiği, örneğin adı geçen bir limanda FOB gibi belirtilen nokta, ve teslimin gerçekleşmesi gereken tarih. |
| Ödeme şartları | Bir satın alma siparişinin fabrikaya ne zaman ve nasıl ödeme yapılacağını belirten bölümü, örneğin sevkiyatta akreditif veya açık hesap. |
| İptal maddesi | Satın alma siparişine referans verilen veya eklenen, alıcı üretim başladıktan sonra iptal ederse ne olacağını belirten bir sözleşme maddesi. |
| Akreditif | Sevkiyat belgeleri siparişle eşleştiğinde bankanın fabrikaya ödeme yapacağına dair bir taahhüdü. |
| Açık hesap | Alıcının fabrikaya teslimattan belirli bir gün sonra, aralarında banka garantisi olmadan ödeme yaptığı bir ödeme yöntemi. |
"Satın Alma Siparişi" başlıklı bir belge otomatik olarak onaylanmış bir sipariş değildir. Ancak her iki tarafı da bağlayacak kadar sabit ayrıntı taşıdığında öyle olur: gerçek rakamlar olarak belirtilmiş miktar ve fiyat, onaylı bir spesifikasyona referans, noktayı ve tarihi adlandıran teslimat şartları, fabrikaya ne zaman ve nasıl ödeneceğini belirten ödeme şartları, ve üretim başladıktan sonra alıcı iptal ederse ne olacağını kapsayan bir iptal maddesi. Bu beş kontrolden birini eksik bırakan bir belge, başlığı ne olursa olsun hâlâ bir taslaktır ve bir taslağa karşı onaylar aşamasını başlatan bir fabrika, alıcının hâlâ değiştirebileceği bir şey etrafında gerçek zaman ve maliyet planlamaktadır.
| Ne değişebilir | Karşılaşacağınız biçimler | Sizin için neden önemli |
|---|---|---|
| Miktar ve fiyat | Satın alma siparişinin kendisinde kesin rakamlar olarak belirtilir, asla "sonra belirlenecek" değil. Sipariş A'nın satın alma siparişi NA-2291, 15.000 adet, FOB 3,20 USD belirtir. | Her iki rakam da olmadan, belgedeki başka hiçbir şey karşılaştırılamaz ve hiçbir taraf bir maliyete bağlanamaz. |
| Spesifikasyon referansı | Satın alma siparişi, yalnızca "temel pamuklu T-shirt" gibi bir ürün adı yerine, onaylı bir tech pack veya spesifikasyonu adlandırır veya numaralandırır. | Yalnızca ürün adı, kesim veya numune aşamasında daha sonra iki farklı okumaya açık bırakır neyin üretildiğini. |
| Teslimat şartları | İhracat siparişleri genellikle FOB gibi bir teslim noktası ve adı geçen bir liman, artı bir sevkiyat tarihi belirtir. Yerel siparişler genellikle alıcının kendi deposuna veya mağazalarına yerel teslimat, artı bir tarih belirtir. | Hangi biçimde olursa olsun, nokta ve tarih adlandırılmalıdır, alışkanlıktan veya önceki siparişten varsayılmamalıdır. |
| Ödeme şartları | İhracat: sevkiyatta akreditif (Sipariş A). Yerel: genellikle 60 gün, Cedar & Co.'nun Delta Garments'tan satın aldığı gibi açık hesap. | Ödeme şartları fabrikaya gerçekte ne zaman ve nasıl ödeneceğine karar verir, ve mevcut bir ilişkiden değil, yazılı olarak belirtilmelidir. |
| İptal maddesi | Numarayla referans verilir (Delta Garments'ın sürekli sözleşmeleri 14. maddeyi kullanır, 1.4. ders) veya satın alma siparişine tamamen eklenir. | Bu olmadan, taraflar kesilmiş kumaşın veya devam eden işin alıcı iptal ederse ne olacağı konusunda yazılı olarak anlaşmamış demektir. |
Bu beş kontrolden hiçbiri bir sipariş ihracat yerine yerel olduğu için, ya da alıcı uzun süredir çalışılan biri olduğu için ortadan kalkmaz. Değişen yalnızca her kontrolün aldığı özel ifadedir.
Takip ettiğimiz siparişNorthline Apparel'in Sipariş A için satın alma siparişi, NA-2291 numaralı, 15.000 temel pamuklu T-shirt, FOB 3,20 USD belirtir, onaylı tech pack'e adıyla referans verir, Delta Garments'ın kendi limanında kesin bir sevkiyat tarihiyle FOB'u adlandırır, sevkiyatta akreditifle ödemeyi belirtir, ve iptal için 14. maddeye işaret eder. Beş kontrolün tamamı geçer, bu yüzden Delta Garments NA-2291'i onaylanmış bir sipariş olarak ele alıp onaylar aşamasına taşıyabilir.
12 mağazalı ve Delta Garments'tan 60 günlük açık hesapla satın alan yerel marka Cedar & Co., kendi satış tahminine göre boyutlandırılmış stok için kendi yerel satın alma siparişini verir, çünkü Cedar & Co. tek bir alıcının onaylanmış siparişi yerine stoğa üretim ile çalışır. Bu satın alma siparişinin de Delta Garments onaylara başlamadan önce aynı beş kontrolü geçmesi gerekir: kesin bir miktar ve fiyat, onaylı spesifikasyona referans, hedefi ve tarihi adlandıran yerel teslimat şartları, yazılı 60 günlük açık hesap ödeme şartları, ve bir iptal maddesi. Pazar yereldir ve ödeme yöntemi Sipariş A'dan farklıdır, ama belgenin gerçekten onaylanmış olup olmadığına karar veren kural değişmez.
| Kontrol | Sipariş A'nın satın alma siparişi (NA-2291) | Cedar & Co.'nun yerel satın alma siparişi |
|---|---|---|
| Miktar ve fiyat | 15.000 adet, FOB 3,20 USD | Cedar & Co.'nun kendi tahminine göre boyutlandırılmış kesin miktar ve fiyat |
| Spesifikasyon referansı | Siparişte adlandırılmış onaylı tech pack | Siparişte adlandırılmış onaylı spesifikasyon |
| Teslimat şartları | FOB, Delta Garments'ın kendi limanı, kesin sevkiyat tarihi | Cedar & Co.'nun kendi deposuna yerel teslimat, kesin tarih |
| Ödeme şartları | Sevkiyatta akreditif | 60 günlük açık hesap |
| İptal maddesi | 14. madde referans verilmiş | Bir iptal maddesi referans verilmiş |
Bu iki belgeyi, yine "Satın Alma Siparişi" başlıklı ama teslimat şartları ve ödeme şartları bölümü eksik bir belgeyle karşılaştırın. Aşağıdaki iş yeri senaryosu tam olarak bu örüntüye, Northline Apparel'in kendi satın alma siparişi NA-2305'te geri döner.
Hesaplanan rakamBu dersin rakamı bir sayımdır, bir maliyet değil. Miktar ve fiyatı belirten, onaylı bir spesifikasyona referans veren, ama teslimat şartlarını ve ödeme şartlarını boş bırakan örnek eksik bir satın alma siparişi ele alın.
Beş kontrolün tamamının geçmesi siparişin onaylanmış olduğu anlamına gelir. Birinin eksik olması hâlâ bir taslak olduğu anlamına gelir, ve blok 10'daki sipariş takipçisi ona karşı henüz tek bir planlanan tarih kaydetmemelidir.
TuzakYaygın bir hata, bir alıcının üzerinde miktar ve fiyat yazılı, "Satın Alma Siparişi" başlıklı bir belge gönderdiği için siparişin onaylanmış olduğunu varsaymaktır. Diğer üç kontrolü de geçmedikçe bu doğru değildir: bir spesifikasyon referansı, teslimat şartları, ve ödeme şartları, iptal maddesi referans verilmiş olarak. "Teslimat tarihini sonra tamamlarız" konusunda sözlü olarak anlaşmak bu boşluğu kapatmaz; bu, gerçek bir taahhüt var olmadan işin başladığı, 4.2. dersin zaten uyardığı finanse edilmemiş risk tuzağını yeniden yaratır. Belgenin başlığı ve üzerindeki basılı rakamlar ikna edici görünebilir. Yalnızca beş kontrol onun onaylanmış olup olmadığına karar verir.
Bir satın alma siparişi ancak kesin bir miktar ve fiyat belirttiğinde, onaylı bir spesifikasyona referans verdiğinde, teslimat şartlarını adlandırdığında, ödeme şartlarını belirttiğinde, ve bir iptal maddesine referans verdiğinde onaylanmış sayılır. Bunlardan birini eksik bırakan bir belge, ne kadar resmi görünürse görünsün hâlâ bir taslaktır. Bu, bir ihracat siparişi için de yerel bir sipariş için de doğrudur; değişen yalnızca her kontrolün ifadesidir. Eksik bir satın alma siparişine karşı onaylara başlayan bir fabrika, alıcının hâlâ değiştirebileceği bir belge etrafında gerçek iş planlamaktadır. Herhangi bir siparişi onaylanmış saymadan önce beş kontrolün tamamını kontrol edin.
Delta Garments, Northline Apparel'den "Satın Alma Siparişi — NA-2305" başlıklı bir belge alır. Miktarı ve fiyatı belirtir, ve onaylı spesifikasyona adıyla referans verir. Teslim tarihi ve ödeme şartları bölümü yoktur.
Siz Delta Garments'ın üretim müdürü Karim'siniz. Bu belge üzerinde onaylar aşamasını başlatmalı mısınız? Cevabı açmadan önce karar verin.
Hayır. Bu belgede beş gerekli kontrolden ikisi eksiktir: teslimat şartları ve ödeme şartları. "Satın Alma Siparişi" başlıklı olsa ve miktar ile fiyat için gerçek rakamlar taşısa da, bu dersin kuralına göre henüz onaylanmış bir sipariş değildir.
Bunu iki gerçek belirler. Birincisi, spesifikasyon referansı mevcuttur, dolayısıyla neyin üretildiği şüpheli değildir. İkincisi, teslimat şartları ve ödeme şartlarının ikisi de boştur, dolayısıyla malların ne zaman varacağı ve Delta Garments'a ne zaman ödeme yapılacağı hâlâ açıktır. Karim, tıpkı 4.2. dersin eksik bir taahhüt üzerine üretim başlatmaya karşı uyardığı gibi, onaylara başlamadan önce Northline Apparel'den eksik alanları tamamlamasını istemelidir. "Teslim tarihini sonra hallederiz" şeklinde sözlü bir söz, o tarihin gerçekten yazılmasıyla aynı şey değildir.
Onaylar aşamasını başlatmanın kendisi, 5.2. dersin ortaya koyduğu gibi, gerçek numune yapım zamanı ve maliyeti gerektirir. Bunu, teslimat şartları ve ödeme şartları eksik NA-2305 gibi bir satın alma siparişine karşı başlatmak, onaylar zaten sürerken Delta Garments'ın varsaydığından farklı bir sevkiyat tarihi veya farklı bir ödeme yöntemi Northline Apparel'in aklında olduğunu daha sonra keşfetme riskini taşır.
Onaylar başlamadan önce yapılan, blok 05'in yöntemindeki beş kontrole karşı beş dakikalık bir eksiksizlik kontrolü, iki boşluğu da hemen yakalardı. Bunları ancak numune turları zaten sürerken keşfetmek, bir belge incelemesinin bedavaya bulacağı bir sorun için tam olarak 5.2. dersin anlattığı onay çabasını boşa harcar. Bu, hem Sipariş A'nın ihracat belgesi hem de Cedar & Co.'nun yerel belgesi için geçerlidir: kontrolü atlamanın maliyeti siparişin hangi pazarda olduğuna bağlı değildir.
Sipariş takipçisinin Log sayfası her aşama için planlanan tarihi, gerçek tarihi, durumu ve notları kaydeder, başka sütun yoktur. Tek bir planlanan tarih girmeden önce, satın alma siparişi blok 05'in yöntemindeki beş kontrolün tamamını geçmelidir — bu, Sipariş A'nın ihracat satın alma siparişi NA-2291 için de Cedar & Co.'nun yerel satın alma siparişi için de doğrudur. NA-2305 gibi bir kontrolü eksik olan bir satın alma siparişi, henüz takip edilecek bir sipariş değildir.
| Kontrol | Sipariş A'nın satın alma siparişi (NA-2291) | Cedar & Co.'nun yerel satın alma siparişi | Kendi siparişiniz |
|---|---|---|---|
| Miktar ve fiyat belirtilmiş | Evet | Evet | |
| Spesifikasyon referansı adlandırılmış | Evet | Evet | |
| Teslimat şartları adlandırılmış | Evet | Evet | |
| Ödeme şartları belirtilmiş | Evet | Evet | |
| İptal maddesi referans verilmiş | Evet | Evet | |
| Takipçide ilk planlanan tarihi kaydetmeye hazır mı? | Evet | Evet |
1. Bu dersin kuralına göre bir satın alma siparişinin onaylanmış sayılması için geçmesi gereken kontrolleri adlandırın.
2. Gerçek rakamlar taşıyan 'Satın Alma Siparişi' başlıklı bir belgeye sahip olmak, siparişin onaylandığını garanti eder mi?
3. Yerel bir fabrika, miktar, fiyat, spesifikasyon ve ödeme şartlarını belirten ama iptal maddesi referans verilmemiş veya eklenmemiş 8.000 ceketlik bir satın alma siparişi alıyor. Fabrika ne yapmalı?
| TR | EN | AR | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Satın alma siparişi | Purchase order | أمر الشراء (طلبية الشراء) | Bon de commande | Miktarı, fiyatı ve teslim tarihini onaylayan, alıcıyı sipariş ettiği malların bedelini ödemeye bağlayan, alıcıdan gelen bir belge. |
| Onaylanmış sipariş | Confirmed order | طلبية مؤكدة | Commande confirmée | Her iki tarafın da yazılı olarak, ödeme güvencesi hazır şekilde üzerinde anlaştığı bir sipariş; bir fiyat teklifi veya görüşme değil. |
| Spesifikasyon referansı | Specification reference | مرجع المواصفة | Référence à la fiche technique | Bir satın alma siparişinin işaret ettiği, adlandırılmış veya numaralandırılmış onaylı bir tech pack veya spesifikasyon; böylece her iki taraf da tam olarak neyin üretildiği konusunda anlaşır. |
| Teslimat şartları | Delivery terms | شروط التسليم | Conditions de livraison | Bir satın alma siparişinde teslimin gerçekleştiği, örneğin adı geçen bir limanda FOB gibi belirtilen nokta, ve teslimin gerçekleşmesi gereken tarih. |
| Ödeme şartları | Payment terms | شروط الدفع | Conditions de paiement | Bir satın alma siparişinin fabrikaya ne zaman ve nasıl ödeme yapılacağını belirten bölümü, örneğin sevkiyatta akreditif veya açık hesap. |
| İptal maddesi | Cancellation clause | بند الإلغاء | Clause d'annulation | Satın alma siparişine referans verilen veya eklenen, alıcı üretim başladıktan sonra iptal ederse ne olacağını belirten bir sözleşme maddesi. |
| Akreditif | Letter of credit | اعتماد مستندي | Lettre de crédit | Sevkiyat belgeleri siparişle eşleştiğinde bankanın fabrikaya ödeme yapacağına dair bir taahhüdü. |
| Açık hesap | Open account | حساب مفتوح | Compte ouvert | Alıcının fabrikaya teslimattan belirli bir gün sonra, aralarında banka garantisi olmadan ödeme yaptığı bir ödeme yöntemi. |
Artık bir fabrikanın onayları veya kapasiteyi buna göre planlamadan önce bir satın alma siparişinin neyi içermesi gerektiğini biliyorsunuz. Bir sonraki ders bu onayın bittiği yerden başlar ve üretim ilerlerken bir siparişin gerçek ilerlemesini planlanan tarihleriyle nasıl karşılaştıracağınızı gösterir. Kurs haritasına dön