Meridian Sourcing, iki Avrupalı alıcı için Sipariş Üzerine Üretim ve Stok İçin Üretim işinin hibrit bir karışımı üzerinde çalışan, sipariş değerinin %5'i kadar komisyon kazanan Mısır'daki bir acentedir. Kendi takip tablosu, Ders 5.3'ün anlattığı noktaya ulaşmıştır: birkaç risk faktörü mevcuttur, birden fazla alıcının verisi tek bir dosyada karışmıştır ve formüller artık satır satır uyuşmamaktadır. Bu veriyi önce hazırlamadan doğrudan yeni bir paylaşılan sisteme taşımak, altta yatan sorunu çözmez; sadece aynı kontrolsüz veriyi daha resmi görünen bir sisteme taşır.
Bu ders, bir geçişten önce gerçekleşmesi gereken iki şey için bir çalışma yöntemi verir: verinin kendisini temizlemek ve yeni sistemin gerçekte hangi çalışma yöntemi altında kullanılacağı konusunda anlaşmak. Bir sistem, ancak başladığı veri ve çalıştıktan sonra insanların sürdürdüğü alışkanlıklar kadar güvenilirdir.
İhtiyacınız olan: bir Excel tablosunun kontrol riskini fark etme konulu Ders 5.3, ayrıca paylaşılan bir sipariş kaydı ve bir fabrika ile bir alıcı arasındaki acente rolü hakkında temel bir anlayış.
Bu dersin sonunda şunları yapabilirsiniz:
Burada kapsanmayan: belirli bir yazılım ürününü seçmek veya yapılandırmak. Bu ders yazılımdan bağımsız kalır ve hangi sistem seçilirse seçilsin, herhangi bir paylaşılan sistemin ihtiyaç duyduğu iş hazırlığını kapsar.
| Terim | Anlamı |
|---|---|
| Veri taşıma | Mevcut kayıtları eski bir çalışma yönteminden yeni bir yönteme, orada güvenilmeden önce temizlenmiş ve kontrol edilmiş olarak taşımak. |
| Paylaşılan iş sistemi | Ayrı kişisel dosyalar yerine aynı anda birden fazla departman veya şirket tarafından kullanılan, kontrollü, genel bir iş uygulaması. |
| Veri temizleme | Mevcut kayıtları yeni bir sisteme yüklenmeden önce tekrarlar, eksik alanlar ve tutarsız biçimler açısından kontrol edip düzeltmek. |
| Erişim hakkı | Belirli bir rolün belirli bir işletme bilgisini görmesine, girmesine veya değiştirmesine izin veren yetki. |
| Değişiklik kontrolü | Kontrollü bir işletme bilgisindeki bir değişikliğin, yürürlüğe girmeden önce onaylanması, kaydedilmesi ve iletilmesi için üzerinde anlaşılan süreç. |
Veriyi paylaşılan bir sisteme taşımak, yalnızca taşınan veri güvenilirse bir erişim veya ölçek sorununu çözer. Yinelenen kayıtlar, eksik alanlar ve tutarsız biçimler, bir dosya yeni bir sisteme yüklendiğinde kaybolmaz; artık herkesin daha çok güvenmesi beklenen bir sistemde yinelenen, eksik veya tutarsız kayıtlara dönüşürler, ki bu değiştirdiği Excel tablosundan daha kötü olabilir. Kim neyi, hangi takvimde, hangi onayla girer şeklindeki bir çalışma yöntemi anlaşması, ilk kayıt girilmeden önce var olmalıdır, yoksa aynı kontrolsüz alışkanlıklar yeni sistemin içinde basitçe devam eder.
Bir geçiş tarihini tetiklemesi gereken şey kullanılabilirlik değil, hazırlıktır.
| Ne değişebilir | Karşılaşacağınız biçimler | Sizin için neden önemli |
|---|---|---|
| Sipariş Üzerine Üretim (MTO) ile ihracat siparişi | Tek bir alıcının onaylı sipariş verisi, her sipariş ayrı ve iyi sınırlandırılmış bir kayıt olduğundan genellikle taşınması en temiz olandır. | Daha az, daha büyük, iyi tanımlanmış kayıtlar veri temizlemeyi hızlandırır, ama çalışma yöntemi anlaşması yine önemlidir, çünkü artık birden fazla departman aynı sistemi okuyacaktır. |
| Stok İçin Üretim (MTS) ile yurt içi yenileme | Kalıcı bir tahminin verisi genellikle uzun bir süre boyunca birçok küçük düzenlemeyle büyümüştür, bu da tekrarları ve tutarsız biçimleri daha olası kılar. | Temizleme burada genellikle geçişin kendisinden daha uzun sürer, çünkü aynı yeniden sipariş satırı eski kopyalar arasında biraz farklı adlar veya birimler altında var olabilir. |
| Bir acente aracılığıyla yürütülen hibrit karışım | Birden fazla alıcının sipariş türlerini tek bir yerde karıştıran bir acentenin dosyası, paylaşılan bir sistemin herhangi birine güvenebilmesi için kayıtlarının alıcı bazında ayrılmasına ve yeniden kontrol edilmesine ihtiyaç duyar. | Her alıcının yalnızca kendi verisini görmesine izin veren bir sistem, taşınan kayıtların doğru şekilde atfedilmesine tamamen bağlıdır; karışık, temizlenmemiş bir dosya bunu ilk günden bozar. |
| Tek bir katkıda bulunan mı yoksa bir ekip mi | Tek bir kişinin kendi çalışma alışkanlıkları, yalnızca kendisinin kullandığı bir sisteme kolayca aktarılır; bir ekibin alışkanlıkları, birden fazla kişi aynı paylaşılan kayda güvenmeden önce açık bir anlaşmaya ihtiyaç duyar. | Üzerinde anlaşılmış bir yöntem olmadan, başka hiç kimsenin dokunmaması gereken bir alanı düzenlemek gibi eski alışkanlıklar, değişmeden yeni sisteme basitçe taşınır. |
| Farklı ürün aileleri | Çorap, örgüden hazır giysiye geçiş, havlu ve ev tekstili kayıtlarının her biri farklı alanlar taşır, ama her biri bir geçişten önce aynı temizleme kontrollerine ihtiyaç duyar. | Alanlar farklıdır; tekrarlanan, eksik ve tutarsız veri her ürün ailesinde bir risktir. |
Meridian Sourcing, iki Avrupalı alıcı için hibrit bir sipariş türü karışımını takip eder, sipariş değerinin %5'i kadar komisyon alır ve kendi komisyon hesaplaması için referans işlem şekli olarak Sipariş A'nın kendi sabit rakamlarını (15.000 tişört, anlaşılan FOB USD 3,20/adet, toplam sipariş değeri USD 48.000) kullanır. Delta Garments, Meridian'ın, fabrikanın ve her iki alıcının da sipariş durumunu takip etmek için kullanacağı paylaşılan bir iş sistemi tanıtıyor ve Meridian'ın kendi tablo verisinin buraya taşınması gerekiyor.
Bir başlangıç tarihi üzerinde anlaşmadan önce, Meridian kendi verisini bir özellik revizyonundan sonra aynı sipariş yeniden girildiğinde oluşan yinelenen sipariş satırları, o alan var olmadan önce girilmiş daha eski satırlarda eksik sevkiyat tarihi alanları ve yeni sistemde aksi takdirde farklı alıcılar olarak görünecek tutarsız alıcı adı yazımları açısından kontrol eder. Ayrı olarak, Meridian, Delta Garments ve her iki alıcı, üretim durumu güncellemelerini kimin gireceği, ticari alanları kimin onaylayacağı ve sistem canlıya geçtikten sonra bir alan yanlış görünürse ne olacağı konusunda anlaşır. Meridian, Delta Garments ile ancak her iki kontrol de tamamlandıktan sonra bir geçiş tarihi üzerinde anlaşır.
The worked numberMeridian'ın tablosu zamanla biriken sipariş kayıtlarını tutar. Bir veri temizleme kontrolü, geçiş başlamadan önce aşağıdakileri bulur.
Kırktan on üç satırın, yaklaşık üçte birinin, geçişten önce düzeltme gerektirmesi, Meridian'ın tablosunun kötü yönetildiğinin kanıtı değildir; bu, planlanmış bir temizleme kontrolü olmadan zamanla kademeli olarak biriken herhangi bir çalışma dosyasının olağan sonucudur. Kontrol edilmeden 40 satırın tamamının taşınması, bu 13 sorunu doğrudan yeni paylaşılan sisteme taşırdı; burada iki alıcı ve bir fabrika artık bunları doğruymuş gibi okuyacaktı.
Bu tarih doğal görünür, çünkü herkesin beklediği tarihtir ve onu ertelemek değişime direnç gibi hissettirebilir. Maliyet daha sonra ortaya çıkar; yinelenen veya tutarsız kayıtlar, iki alıcının artık değiştirdiği tablodan daha güvenilir olmasını beklediği bir sistemde açıkça yanlış rakamlar üretmeye başladığında, bu da eski tablonun bilinen sorunlarının hiç yapmadığı kadar hızlı bir şekilde yeni sisteme olan güveni zedeler.
Daha iyi kural basittir: sistemin kullanılabilirlik tarihini ve geçişin hazırlık tarihini iki ayrı tarih olarak ele alın ve yalnızca hem veri temizleme hem de çalışma yöntemi anlaşması gerçekten tamamlandıktan sonra taşıyın.
Paylaşılan bir sisteme geçmek, yeni bir ofise taşınmak gibidir. Düzensiz, hasarlı kutuları yeni ofise taşırsanız ve hiçbir zaman hangi odadan kimin sorumlu olduğu konusunda anlaşmazsanız, yeni ofis bunların hiçbirini düzeltmez; sadece aynı dağınıklığa daha güzel bir adres verir. Taşınmadan önce kutuları ayırın, tekrarları atın ve herkes yeni alana geçtiğinde kimin neden sorumlu olduğu konusunda anlaşın.
Aynısı veri için de geçerlidir. Taşınmadan önce tekrarlar, eksik parçalar ve tutarsız etiketler açısından kontrol edin, ve yeni sistem canlıya geçmeden önce kimin neyi gireceği ve bir değişikliği kimin onaylayacağı konusunda anlaşın. Sistemin kendisi bunların hiçbirini sizin yerinize yapamaz.
Delta Garments, paylaşılan sistemin bir hafta içinde canlıya geçeceğini duyurur ve Meridian Sourcing dahil her tarafın kendi verisini o tarihe kadar taşımasını ister. Meridian, tekrar ve eksik alan kontrollerini tamamlamıştır ama daha eski satırlarındaki tutarsız alıcı adı yazımlarını henüz çözmemiştir.
Meridian verisini önerilen tarihte taşımalı mı? Cevabı açmadan önce karar verin.
Hayır. Meridian önce üç tutarsız alıcı adı satırını düzeltir ve bu kontrol tamamlandığında taşır, bu önerilen tarihi birkaç gün kaçırmak anlamına gelse bile.
1. Tutarsız bir alıcı adı, paylaşılan bir sistemin kendiliğinden düzeltemeyeceği tam da bu türden bir sorundur. Taşındıktan sonra, yeni sistem bir alıcının sipariş geçmişini üç ayrı alıcı gibi görünen şeyler arasında bölünmüş gösterecektir; bunu sonradan çözmek, şimdi kaynak dosyada düzeltmekten daha zordur. 2. Çalışma yöntemi anlaşmasının hazır olması gerekli ama yeterli değildir; hem veri temizleme hem de çalışma yöntemi tamamlanmalıdır, ve şu anda iki koşuldan yalnızca biri karşılanmaktadır. 3. Üç satırlık düzeltmeyi bitirmek için kısa bir gecikme, her iki alıcının da yakında değiştirdiği tablodan daha çok güvenmeye başlayacağı bir sisteme bilinen, tanımlanmış bir sorunu taşımaktan çok daha az maliyetlidir.
Bir sistemin kullanılabilir hâle geldiği tarih, verinin ve ekibin ona hazır olduğu tarihle aynı gerçek değildir; Meridian'ın verisinin gerçekte ne zaman taşınacağına Delta Garments'ın önerdiği tarih değil, Meridian'ın kendi hazırlık kontrolü karar vermelidir.
Sipariş A'nın sabit toplam sipariş değeri, USD 48.000, ve Meridian'ın bunun üzerindeki %5 komisyonu, Meridian'ın kendi takip dosyasının var olma amacı olan işlem şeklini gösterir.
Yinelenen veya yanlış atfedilen bir sipariş satırı genellikle komisyon hesaplamasının kendisini değiştirmez, çünkü altta yatan sipariş rakamları aynı kalır; gerçek maliyeti, geçişten sonra iki yinelenen satırdan hangisinin doğru olduğunu izlemek veya yanlış bölünmüş bir alıcı geçmişini tek bir kayda geri atamak için harcanan zamandır, üstelik bu artık eski tablodan daha fazla kişi tarafından paylaşılan bir sistem içindedir. Çalışılan rakamda olduğu gibi geçişten önce on üç satırı temizlemek, sınırlı, tek seferlik bir görevdir; canlı, paylaşılan bir sistem içinde zaten üzerlerine göre hareket edilmiş aynı on üç sorunu çözmek ise değildir.
T17-C05 Veri yönetişimi karar aracı çalışma kitabını kullanın. Koru, iyileştir veya değiştir sayfasında, veri temizlemenin tamamlanıp tamamlanmadığını ve bir çalışma yöntemi üzerinde anlaşılıp anlaşılmadığını, her birini 1 (evet) veya 0 (hayır) olarak kaydedin; sayfa geçiş hazırlığını yalnızca ikisi de 1 olduğunda hesaplar. Önce Meridian Sourcing'in kendi geçişine, ardından işte hazırladığınız bir paylaşılan sisteme geçişe uygulayın.
[Veri yönetişimi karar aracını indirin](../../templates/T17-C05-data-governance-decision-tool.xlsx)
1. Meridian Sourcing, önce taşıyıp sorunları yeni sistemin içinde düzeltmek yerine, neden taşımadan önce kendi sipariş kayıtlarını tekrarlar ve tutarsız alıcı adları açısından kontrol eder?
2. Başka bir acentenin dosyasında 25 sipariş satırı vardır; 2 tekrar, 1 eksik alanlı satır ve bir veri temizleme kontrolü sırasında bulunan 0 tutarsız ad vardır. Geçişten önce kaç satırın düzeltilmesi gerekir?
| TR | EN | AR | FR | Anlamı |
|---|---|---|---|---|
| Veri taşıma | Data migration | ترحيل البيانات | Migration des données | Mevcut kayıtları eski bir çalışma yönteminden yeni bir yönteme, orada güvenilmeden önce temizlenmiş ve kontrol edilmiş olarak taşımak. |
| Paylaşılan iş sistemi | Shared business system | نظام عمل مشترك | Système d'affaires partagé | Ayrı kişisel dosyalar yerine aynı anda birden fazla departman veya şirket tarafından kullanılan, kontrollü, genel bir iş uygulaması. |
| Veri temizleme | Data cleansing | تنقية البيانات | Nettoyage des données | Mevcut kayıtları yeni bir sisteme yüklenmeden önce tekrarlar, eksik alanlar ve tutarsız biçimler açısından kontrol edip düzeltmek. |
| Erişim hakkı | Access right | حق الوصول | Droit d'accès | Belirli bir rolün belirli bir işletme bilgisini görmesine, girmesine veya değiştirmesine izin veren yetki. |
| Değişiklik kontrolü | Change control | ضبط التغيير | Contrôle des changements | Kontrollü bir işletme bilgisindeki bir değişikliğin, yürürlüğe girmeden önce onaylanması, kaydedilmesi ve iletilmesi için üzerinde anlaşılan süreç. |
Sıradaki derste, bir Excel tablosunun riskini ve hazırlığını puanlayan ve onu koruma, iyileştirme veya değiştirme önerisi sunan tek bir karar aracında tüm kursu bir araya getireceksiniz. Kurs haritasına dön